論信息系統(tǒng)項目溝通管理

【摘要】 

2014年4月，我公司中標了“某企業(yè)信息化建設系統(tǒng)”的建設項目，我擔任項目經理一職。該項目建設造價520萬，工期為1年。該企業(yè)希望通過本項目的建設，達到實現企業(yè)全方位信息化管理的目標。本文以本項目為例，結合我的工作實踐，論述了溝通管理在大項目管理中的重要性。面對大型項目周期長、規(guī)模大、 團隊構成復雜等特點， 項目溝通管理顯得尤為重要。 本文主要論述了制定溝通管理計劃、信息分發(fā)與績效報告編制、 項目干系人管理等方面的內容。 在項目中分別采用了細分干系人類型，編制有針對性的溝通管理計劃；規(guī)范信息發(fā)布工作，及時科學編制績效報告；針對不同類型訴求，有效做好干系人管理工作等相關措施。由于措施得當，項目溝通管理到位， 該項目較好的滿足了客戶的需求，達到了既定項目目標。

2014年4月某大型綜合性企業(yè)為實現信息管理，準備開發(fā)一套企業(yè)信息系統(tǒng)，主要包含了客戶關系管理，項目管理，庫房管理，財務管理，消息管理，工作流管理等模塊功能，其中以項目管理為核心，實現對項目整個生命周期各個環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)控，實時動態(tài)反應項目各階段執(zhí)行情況，進行控制和分析；同時對工作流程進行可配置化管理，實現任務督辦，消息提醒，協同辦公等功能，計劃投資520萬，工期1年，項目采用B/Ｓ架構，后臺數據庫采用sql service 2012，中間件技術采用CORBA,主要用java語言開發(fā)。該企業(yè)總部對該項目特別重視，對項目提出了很高的要求，成立了以企業(yè)公司副總為組長的領導小組，負責整個項目的領導工作，指定信息技術服務中心為甲方的主要聯系部門，所以我公司中標后對此項目非常重視。

由于前期項目招標過程中我也是主要的參與人之一，對項目情況比較了解，通過公司領導發(fā)布<<項目章程>>，我有幸獲得了公司領導與用戶的信任，成為該項目的項目經理，全面主持項目的管理工作。

根據以往的項目經驗， 大型項目的溝通管理經常出現的問題有以下幾點： 溝通管理計劃制定得過于寬泛籠統(tǒng)，針對性不強，干系人滿意度較低； 信息發(fā)布和績效報告工作流于形式，發(fā)揮不了有效溝通的作用； 項目干系人各自站在自己角度考慮問題， 溝通不暢導致沖突發(fā)生。針對以上現象，本人作為該項目的項目經理，重點加強了制定溝通管理計劃、信息分發(fā)與績效報告編制、項目干系人管理等方面的工作，下面分別論述一下。

由于這個項目中涉及到的干系人非常多，也比較復雜，他們對項目的期望和項目結果的關注度不同，所以在編制項目溝通計劃時需要首先針對干系人進行分類。針對本項目，我將干系人分為五類： 一類是甲方總部和各分支機構的主管領導， 以及我們公司的上級主管領導， 他們主要關注項目整體情況， 跟他們的溝通以里程碑評審會和月度正式項目報告為主；二類是甲方委派參與項目的工作人員和監(jiān)理公司，他們除了一類干系人比較關注的內容外，也比較關注各方面的細節(jié)情況， 因此給他們補充了詳細的項目周報告； 三類是各個子項目的負責人和公司內部質量控制人員、技術專家、PMO 人員，他們作為項目團隊執(zhí)行層面的核心成員，我們采取周例會、專題會議、專題報告的方式，溝通各方面的信息，解決各種問題；四類是公司內部研發(fā)中心及工程實施部派出的普通項目團隊成員，因為項目規(guī)模比較大， 所以他們只需要了解各自負責工作的相關信息及關聯性信息即可， 主要由子項目負責人起到信息上傳、下達的作用；五類是負責提供硬件設備的第三方公司人員，他們只需要了解他們各自承擔的供貨任務，由相關接口人做好溝通工作。同時，在項目溝通管理計劃中，又進一步細致的描述了干系人溝通方式、所需信息內容、詳實程度、送達方式、保密要求等等規(guī)范，并經所有干系人一致認可后發(fā)布執(zhí)行。

根據項目溝通管理計劃中區(qū)分的五類干系人， 采用了不同的信息發(fā)布模式， 同時規(guī)范使用了不同類型的績效報告模板。對于一類干系人，在每個月末將項目的進度情況、本月內產生的各種會議評審報告，由我主要采用當面送達的方式進行發(fā)布，多采用兩頁紙以內的“摘要型”報告模式。對于二類干系人，每月末和每周末將項目完成的功能、進度、質量情況等信息，以及各內部評審的會議報告進行匯總，采用郵件的方式進行分發(fā)。對于三類、四類干系人，因為身處項目團隊集中辦公環(huán)境中，所以將周例會報告、項目各技術評審報告、項目所有技術文檔、管理文檔等，由配置管理人員即時更新到團隊共享的項目管理數據庫中， 項目成員根據不同的權限和角色可以隨時進行檢索和查看。 對于第五類干系人， 由項目采購接口人以采購單和任務通知書的方式， 傳遞相關信息。 績效報告主要為了定時進行工作的匯報，與指定的進度、成本、質量、范圍等基準進行比較，找出實際與計劃之間的偏差。

需要針對項目中不同干系人對于項目的影響程度，以及干系人的不同類型特點進行管理。對于一類干系人，溝通中需要匯報其所關注的要點，如進度狀況、成本情況、質量問題等，力求簡明扼要，尤其是對他們所提出的意見和建議，認真記錄、及時反饋，以期望得到他們的認可與支持。對于二類干系人，因為他們對于項目實施中的細節(jié)比較了解，也能體會到工作的難度， 所以需要跟他們建立親密的互信與伙伴關系， 甚至有些時候面對一類干系人不合理的要求時，也需要二類干系人幫助做說服工作。對于三類干系人，主要都是實際業(yè)務負責人，對項目管理的業(yè)務流程方面有一定的權威，需要采用虛心的態(tài)度，遇到問題共同探討，建立團隊內部融洽的合作關系。對于第四類干系人，他們是實際執(zhí)行工作的主體，也是各方面信息采集的源頭，因此采用嚴謹、規(guī)范的制度、寬松的工作氛圍和適當的獎勵方法，來提升他們的積極性。對于第五類干系人，一方面在外包合同的框架內，要求他們認真履行職責，另一方面當他們遇到困難或問題時，也要積極幫他們協調解決。 

由于項目溝通管理措施得當，成本、進度、質量管控較好，本項目于 2015 年 2 月上線試運行，3月初通過初驗、4 月初通過終驗，目前運行良好，較為圓滿的實現了項目目標?；仡櫿麄€項目過程，合理、規(guī)范、科學的進行大型項目溝通管理，是項目成功的基本保障。這個項目為我們公司開發(fā)類似項目， 積累了很好的經驗，其中的一些文檔模板、工具方法、管理技巧、操作經驗，也被后繼的一些項目所借鑒。但是，任何一個項目都不是完美的，例如：這個項目中也出現了公司總部和區(qū)域分公司在軟件平臺安裝部署實施環(huán)節(jié)溝通不夠順暢， 區(qū)域分公司人員與第三方硬件供應商溝通缺乏經驗，信息傳遞不到位，影響實施進度等問題，在以后的項目中需要不斷改進提升。