項目范圍管理也是老生常談的話題了，但在做項目的時候, 最會影響項目的莫過于項目范圍的控制了。

 

　　雖然目前有不少項目管理的書都有談到范圍管理, 但觀諸里面的說明, 以我個人經(jīng)驗來看, 最多只有講清楚范圍的功能, 對于如何把項目能在不受外力的影響, 而在控制的時間及預算來完成的部份, 幾乎都沒有著墨。

 

　　這樣的范圍管理是有了, 但于事無補, 大多數(shù)的PM仍然在面對項目發(fā)展失控的壓力下。對PM而言, 如何控制范圍, 應該是比范圍管理更為重要而且迫切。

 

　　所以, 我想和大家分享我個人對項目范圍控制的一些技巧, 希望能對苦于此事的朋友有些幫助。

 

　　我所認為的項目范圍失控原因也許有很多的項目管理書藉列出了各式各樣項目管理失控的原因, 但這里只談我個人的想法, 沒有什么學術依據(jù), 不認同就算了, 別跟我打筆戰(zhàn)。以下是原因條列：

　　(1) PM自己挖坑自殺

　　(2) PM缺乏領域知識

　　(3) PM做人太善良

　　...

　　以上諸點可能有些PM都會抱怨, 怎么都是PM的錯, 別人呢 ? 嗯, 的確少了一點, 第(4)點就是"PM誤以為別人會負責"。

 

　　好了, 讓我來先談談"PM自己挖坑自殺"造成的范圍失控。我看過很多失控的項目, 自殺這類的項目是在一開始就注定了要失控的命運。這些項目的失控, 其實是PM自己造成的, 但PM自己卻渾然不覺。PM犯下這大錯的時間, 就是在做項目啟動簡報時犯下的。

　　很多的PM, 在啟動會議或是在介紹項目時, 往往忘了他是PM, 不斷的在啟動會議及介紹中強調項目的效益及未來強大的愿景。PM要明白, PM并不是業(yè)務員, 在他接下任務時, 推銷工作已結束了, 接下來他該做的, 就是讓項目能夠好好完成, 達成項目計劃中的項目目標, 所以在項目過程中去談論過多的效益或愿景, 不但是畫蛇添足, 而且往往搬磚砸腳。

　　為什么說PM在開始時的愿景是搬磚砸腳呢 ?從溝通的角度來看, 雖然一個項目都有項目計劃, 也都在項目成立前有數(shù)不盡的會議在檢討, 在說明。但往往愈是龐大的項目, 溝通及討論項目的細節(jié)時, 都是項目規(guī)劃人員及少數(shù)的負責主管, 也只有他們彼此之間對項目有最符合實際的認識。使用單位及高階主管, 并不像一般人想象的那么清楚和明白項目規(guī)劃人員中對項目勾勒的圖像, 雖然理論上他們也要很清楚, 但在這種畫餅階段, 這種理想是緣木求魚。

 

　　可惜, 大部份的PM都故意忽略了這項重要的風險。并不是PM不明白, 而是PM在想到了這件事時, 就會自動犯下4號錯誤, "PM誤以為別人會負責", 這種不務實的把政治問題引入風險控管的PM, 當然會把項目導向失控的不歸路。

 

　　坦白說, 在做項目計劃時, 即使目標訂定的再明確再簡單, 但在"計劃永遠趕不上變化"的墨菲定律影響下, 能否達成仍然是未定之天的。如果再加上前面的因素, 正確的做法應該是少說多做, 以最保守的描述及介紹, 來對項目的發(fā)展及結果來向參與過程中的使用者及高層務實說明。但絕大多數(shù)的PM卻不是這樣, 他們在做進度簡報時, 很習慣的又把推動項目的促銷手法又用了出來, 然后高層及使用者心中就繼續(xù)充滿了美麗的想象, 把?油餅想成了海陸PIZZA, 但當PM沾沾自喜的把手抓餅(比?油餅還高檔一點的)呈現(xiàn)出來時, 被批評的體無完膚也就不會令人意外了。

 

　　當打擊發(fā)生時, PM 要知道, 除了 PM 自己人, 誰曉得你已經(jīng)做的比當初的計劃做的還好 ? 而且在高階紛紛批評后, 知道的人也不敢開口了, 然后 PM 就會開始被要求做海陸PIZZA了。在沒料又沒錢的情況下, 自然而然的就進入了范圍失控狀態(tài)。PM 要怪別人嗎 ? 說真的, 這根本是PM自己挖的坑, 實在不要去怪別人。