項(xiàng)目的整體管理 
 摘要 
2012年1月，我參與了某市文物處文博系統(tǒng)“指尖上的博物館”智能移動(dòng)終端APP項(xiàng)目的建設(shè)，并擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理工作。整個(gè)項(xiàng)目投資達(dá)800多萬元，建設(shè)工期為5個(gè)月，APP項(xiàng)目應(yīng)用系統(tǒng)包括：二維碼智能語音圖文導(dǎo)覽子系統(tǒng)、博物館觀眾RFID射頻識(shí)別語音導(dǎo)覽與觀眾行為調(diào)查系統(tǒng)、360度全景虛擬博物館展示系統(tǒng)、博物館館藏文物信息查詢系統(tǒng)、電子門票系統(tǒng)、景區(qū)周邊信息服務(wù)系統(tǒng)以及實(shí)現(xiàn)市一級(jí)博物館無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋。 
為了按照既定的進(jìn)度、成本和質(zhì)量完成項(xiàng)目的目標(biāo)，該項(xiàng)目中我充分重視了整體管理，根據(jù)整體管理理論，結(jié)合自己的項(xiàng)目實(shí)踐，按項(xiàng)目計(jì)劃制定、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行、整體變更控制過程，有條不紊地進(jìn)行整體管理，加之進(jìn)行了良好的配置管理，整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程始終遵循了變更控制程序，2012年5月該項(xiàng)目順利完成。并在國際博物館日時(shí)投入運(yùn)行，目前各系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。 
 正文 
項(xiàng)目的整體管理，或者說是綜合管理也不為錯(cuò)，它是綜合運(yùn)用其他八個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，合理集成與平衡各要素之間的關(guān)系，確保項(xiàng)目成功完成的關(guān)鍵，項(xiàng)目的整體管理包括三個(gè)主要過程：項(xiàng)目計(jì)劃制定、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行、整體變更控制。 
2012年1月，我所在的公司承接某市文物處文博系統(tǒng)“指尖上的博物館”智能移動(dòng)終端APP項(xiàng)目的建設(shè)項(xiàng)目，該項(xiàng)目是該市建設(shè)歷史世界名城重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目的一個(gè)子項(xiàng)目，其主要是應(yīng)用java開發(fā)搭建Android SDK和Eclipse與Xcode IDE Instruments、IOS,搭建iphone、ipad應(yīng)用程序，以及實(shí)現(xiàn)市一級(jí)博物館無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋。“指尖上的博物館”智能移動(dòng)終端APP項(xiàng)目為到館觀眾、館外智能終端用戶提供人性化的服務(wù)，免費(fèi)的無線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為所有智能終端用戶提供免費(fèi)APP軟件下載，二維碼多媒體導(dǎo)覽服務(wù)，360度全景虛擬博物館展示。整個(gè)項(xiàng)目總投資達(dá)800多萬元，建設(shè)工期5個(gè)月。2012年5月該項(xiàng)目完成，并在國際博物館日時(shí)投入運(yùn)行使用。該項(xiàng)目主要應(yīng)用開發(fā)以當(dāng)前兩大主流智能手機(jī)平臺(tái)安卓、蘋果系列為對(duì)象開發(fā)應(yīng)用程序，APP項(xiàng)目應(yīng)用系統(tǒng)包括：二維碼智能語音圖文導(dǎo)覽子系統(tǒng)、博物館觀眾RFID射頻識(shí)別語音導(dǎo)覽與觀眾行為調(diào)查系統(tǒng)、360度全景虛擬博物館展示系統(tǒng)、博物館館藏文物信息查詢系統(tǒng)、電子門票系統(tǒng)、景區(qū)周邊信息服務(wù)系統(tǒng)。在該項(xiàng)目中我擔(dān)任項(xiàng)目管理工作。 
下面分別從項(xiàng)目計(jì)劃編制、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施，以及項(xiàng)目綜合變更控制等方面對(duì)項(xiàng)目的整體管理過程加以簡(jiǎn)要論述。 
1、關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃編制： 
凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢。信息系統(tǒng)項(xiàng)目尤其如此。只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠?jì)劃，預(yù)先制定一個(gè)用來協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃、以指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和控制的文件，才能使項(xiàng)目得以順利實(shí)施并最終取得成功。項(xiàng)目計(jì)劃記錄了計(jì)劃的假設(shè)條件和方案選擇，可以為各利益相關(guān)者之間的溝通提供了一個(gè)參照，并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間，同時(shí)還為進(jìn)度評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供了一個(gè)基線。 
在該項(xiàng)目中，我們對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項(xiàng)目的各方面實(shí)際情況，主要參照 “軟件項(xiàng)目管理計(jì)劃”的基本內(nèi)容，其中包括項(xiàng)目介紹、項(xiàng)目組織、管理過程、技術(shù)過程和進(jìn)度預(yù)算等五個(gè)部分。在堅(jiān)持科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)脑瓌t基礎(chǔ)上，還視部分具體的計(jì)劃條款，詳略得當(dāng)。但所有的計(jì)劃內(nèi)容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執(zhí)行的，切忌未經(jīng)確認(rèn)、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項(xiàng)目計(jì)劃描述。這就要求我們必須在制定計(jì)劃之前或在制定過程中，與需方市文博管理處、公司上層、安卓應(yīng)用市場(chǎng)、蘋果軟件商店（蘋果系列的智能終必須發(fā)布在ithtu才能讓觀眾下載與應(yīng)用）、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各技術(shù)和管理小組進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商，明確確定項(xiàng)目有關(guān)內(nèi)容，如項(xiàng)目可交付成果、技術(shù)方法工具、組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預(yù)算分配、進(jìn)度計(jì)劃等。 
另外，因?yàn)轫?xiàng)目管理的最終目標(biāo)是滿足或超越各利益相關(guān)者的需求和期望，在項(xiàng)目計(jì)劃過程中考慮利益相關(guān)者分析也是非常重要的，但不宜將其作為項(xiàng)目整體計(jì)劃的一個(gè)部分，最好把它作為公司內(nèi)部使用的一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃附件。該項(xiàng)分析的內(nèi)容可以包含各利益相關(guān)者的所屬組織、所處角色、項(xiàng)目利益、影響程度及管理這些利益相關(guān)者的合適建議等。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，花點(diǎn)時(shí)間來關(guān)注和利用這些信息也是非常重要的。 
當(dāng)然，項(xiàng)目計(jì)劃的制定和執(zhí)行，也必須考慮和注意它的動(dòng)態(tài)性和靈活性。尤其是對(duì)于綜合性的項(xiàng)目而言更加重要。由于項(xiàng)目復(fù)雜程度高、涉及博物館單位數(shù)量多、實(shí)施工期緊，所以其中的變更是在所難免的。在該項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于市文博管理處對(duì)項(xiàng)目局部需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經(jīng)導(dǎo)致了部分項(xiàng)目內(nèi)容的變更從而致使了項(xiàng)目計(jì)劃人員和進(jìn)度的變化和調(diào)整等。而且這種計(jì)劃動(dòng)態(tài)修訂的次數(shù)還不止一次。所以項(xiàng)目計(jì)劃制定以后并非一勞永逸，它與項(xiàng)目實(shí)施過程相互滲透，有一個(gè)動(dòng)態(tài)的、靈活的修訂過程。 
2、關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施： 
項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施是指對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實(shí)施的過程。項(xiàng)目產(chǎn)品主要都在項(xiàng)目實(shí)施階段生產(chǎn)出來，所以項(xiàng)目的大部分時(shí)間和預(yù)算都花在這一階段。在該項(xiàng)目中，我們的Native App編程、與需方市文博管理處有關(guān)文物專家具體溝通、與兩大主流的android\iphone智能手機(jī)平臺(tái)有關(guān)開發(fā)商具體交流、階段性調(diào)試，直至全套系統(tǒng)軟件和技術(shù)文件的完成等，都發(fā)生在這一階段。為了能夠成功地完成項(xiàng)目產(chǎn)品，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了大量反復(fù)的具體編程、學(xué)習(xí)、溝通、修改、軟硬件安裝和調(diào)試工作。 
如前所述，該項(xiàng)目涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括文物數(shù)據(jù)采集規(guī)范技術(shù)、文物解說二維碼語音導(dǎo)覽與RFID射頻識(shí)別技術(shù)、文物與遺址三維建模技術(shù)和計(jì)算機(jī)管理信息技術(shù)等，我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不僅要從事熟知的信息技術(shù)工作，還要花大量時(shí)間和精力了解文博系統(tǒng)單位具體的細(xì)節(jié)性的需求，學(xué)習(xí)文物數(shù)據(jù)采集相關(guān)法規(guī)與規(guī)范、文物管理法常識(shí)、文物三維掃描自控設(shè)備的基本工作原理和管理知識(shí)等等，以及反復(fù)地和市文博管理處、相關(guān)智能移動(dòng)終端設(shè)備開發(fā)商、公司上層等進(jìn)行必要的交流溝通。作為項(xiàng)目經(jīng)理，在此階段主要的工作是要按照預(yù)先制定的項(xiàng)目計(jì)劃，利用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)和工作程序，領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開展各項(xiàng)工作，管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系，成功地將項(xiàng)目計(jì)劃投入實(shí)施。 
項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目實(shí)施是相互滲透、不可分割的活動(dòng)。在該項(xiàng)目的實(shí)施中，我們對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃編制和實(shí)施之間的協(xié)調(diào)改進(jìn)工作主要采取誰實(shí)施誰計(jì)劃的原則。雖然項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體項(xiàng)目計(jì)劃，但編制該計(jì)劃的大量基礎(chǔ)信息均來源與各技術(shù)組和技術(shù)人員。事實(shí)證明，按照這一原則，項(xiàng)目計(jì)劃的編制更加合理、可行，實(shí)施起來更加順利。 
3、關(guān)于綜合變更控制 
綜合變更控制是指在項(xiàng)目生命周期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理的工作，這也是項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一項(xiàng)重要工作。如前所述，該項(xiàng)目的復(fù)雜程度高、涉及移動(dòng)智能終端平臺(tái)異構(gòu)、實(shí)施工期緊，所以其中的變更是在所難免的。當(dāng)有變更要求提出的時(shí)候，作為項(xiàng)目經(jīng)理我會(huì)采用的需求變更申請(qǐng)表的形式，讓市文博管理處需求人員埴寫需求變更申請(qǐng)表，并簽名。一方面控制了需求變更的隨意性；另一方面對(duì)明確了各方的責(zé)任，也為開發(fā)人員提供了方便，同時(shí)召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)人員，進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排。主要內(nèi)容有： 
A、對(duì)變更因素加以影響：通過在范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項(xiàng)目尺度的權(quán)衡，對(duì)促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取對(duì)策，確保變更對(duì)項(xiàng)目有利。例如，在項(xiàng)目實(shí)施過程中文博管理處提出對(duì)APP其中的一個(gè)信息的模塊要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的更新，經(jīng)過項(xiàng)目組的充分討論與分析，由于本項(xiàng)目APP是取用了Hybrid App架構(gòu)開發(fā)模式，要實(shí)現(xiàn)信息的動(dòng)態(tài)更新，通過Web技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間、成本和質(zhì)量基本沒產(chǎn)生影響。并且還可以提升客戶市文博管理處的滿意度有利項(xiàng)目實(shí)施，所本項(xiàng)目在按照項(xiàng)目變更流程下接受了客戶的變更。 
B、確定變更是否發(fā)生：在最終確定變更發(fā)生前，作為項(xiàng)目經(jīng)理的我必須了解項(xiàng)目幾個(gè)關(guān)鍵方面的狀態(tài)。尤其是一些重大變更，我密切與公司高管層，以及其他利益相關(guān)者進(jìn)行必要的交流與溝通。 
C、對(duì)變更加以管理：我在項(xiàng)目管理過程中嚴(yán)格行事，盡量避免或減少變更的發(fā)生。但變更不可避免發(fā)生時(shí)，更重要的是對(duì)變更進(jìn)行管理。 
按照項(xiàng)目整體管理的指導(dǎo)方法，我們?cè)谧兏l(fā)生時(shí)，要求必須輸入項(xiàng)目計(jì)劃、變更申請(qǐng)和績效報(bào)告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正行措施和經(jīng)驗(yàn)性教訓(xùn)記錄等。通過這些做法，使我們的項(xiàng)目變更控制與管理工作規(guī)范有序。 
該項(xiàng)目順利成功地實(shí)施完畢已經(jīng)有一年多了。回顧起來而言，應(yīng)該得益于我們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)行的最初期階段就引入了項(xiàng)目整體管理理念和方法，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理。通過項(xiàng)目整體管理，使項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，極大地提高了項(xiàng)目的實(shí)施效率。