小楊最近比較煩

我的朋友小楊在一家很不錯的軟件公司工作了三年了，一直春風得意，可是最近心里卻頗為煩惱。公司老總剛簽來一筆上百萬元的訂單，對方也算是老總的朋友，由于雙方老總都比較熟了，過程顯得非常的簡單，只是都希望項目盡快啟動，在簽合同時也就沒有舉行正式的簽字儀式等活動。合同簽完后，公司老總就制定比較信任的小楊及其他幾名員工組成了項目組，由小楊擔任項目經理。老總把小楊又引見給客戶老總，客戶老總在自己公司馬上安排了一間辦公室給他們用，一切看起來都很順利并且迅速。

小楊認為這又是一個大顯身手的機會到來了，工作加倍努力，有什么事都與客戶老總及時溝通?？煽蛻衾峡偤苊Γ洺２辉诠?。小楊就去找其他部門的負責人，可他們不是推托說做不了主，就是說此事與他無關，有的甚至說根本就不知道這事兒。問題得不到及時解決不說，很多手續(xù)也沒人簽字。項目組內部問題也不少，有的程序員多次越過小楊直接向老板請示問題；幾個程序員編的軟件界面不統(tǒng)一；項目支出的每筆費用，財務部都要求小楊找老總簽字。小楊于是頻繁打電話給老總，其他人心里想，小楊怎么老是拿老總來壓人。后來，小楊與項目組其他人員和財務部的人員產生了不少摩擦，小楊的老總也開始懷疑小楊的工作能力了，最近剛找他談過一次話，小楊感到特別委屈。

小楊的遭遇相信很多項目經理都親身經歷過，尤其是剛剛開始做行業(yè)客戶的公司，往往是公司的老板和客戶單位的某個主管關系不錯或業(yè)務人員關系做得很到位，公司老板希望趕緊做完項目，因此，常常跳過項目啟動環(huán)節(jié)，直接指令項目經理進入實施階段。結果項目剛開始就麻煩不斷。正所謂“良好的開始是成功的一半”，做項目啟動是為了形成一個良好的溝通體系，讓所有與項目相關的人都理解項目的重要性，同時形成一個由雙方老總、項目負責人和項目組成員所構成的三級溝通體系，確保項目管理的暢通。

項目啟動：小問題大學問

項目啟動就是項目管理班子在項目開始階段的具體工作，包括項目或項目階段的規(guī)劃、實施和控制等過程。只有在項目的可行性研究結果表明項目可行，或項目階段必備的條件成熟或已經具備的時候，才可以啟動，項目的冒然啟動是不可取的。任命項目經理、建立項目管理班子是項目啟動階段完成的標志之一，一般來說，應當盡可能早地選定項目經理，并將其委派到項目上去。項目經理無論如何要在項目計劃執(zhí)行之前到崗。但是不論是項目經理和項目管理班子接受他人委托，對委托人的項目進行管理還是自己選定和發(fā)起的項目，都要十分重視項目啟動階段的工作，包括明確資金、權限、時間、要求、雙方責任以及進行廣泛的溝通。

啟動階段是正式認可一個新項目的存在，或者是對一個已經存的項目讓其繼續(xù)進行下一階段工作的過程。項目經理在接受委托之后，準備啟動項目之前，必須搞清楚項目涉及的各方面內容。項目有多個方面，包括范圍、費用、時間、質量、風險、人力資源、溝通、采購等等?？梢园堰@些不同的方面稱為項目變數(shù)、項目變量或項目參數(shù)。有些項目的發(fā)起人或委托人往往對項目的許多方面并不是很清楚，只有一個模糊的概念，尤其是一些高科技項目。如果項目由多個人或組織發(fā)起，問題可能會更嚴重。他們對于項目的目的、內容、范圍和行動方案的認識在大多數(shù)情況下并不一致甚至存在矛盾。所以項目經理在項目啟動時一定要負責統(tǒng)一他們的認識，有效規(guī)避缺乏共識和項目驅動力的風險，否則無法順利啟動，如果勉強啟動，必然會在項目進行過程中出亂子。

項目啟動會：萬里長征第一步

通過召開項目啟動會來明確項目實施的意義，說明項目實施成功的關鍵因素，確定雙方的職責是一個行之有效的辦法。項目啟動會可以根據項目的具體情況來靈活選擇規(guī)模、方式、內容，例如進行正式的項目簽字儀式、項目動員大會等，類似于行軍打仗前進行的誓師活動。

以軟件項目為例，現(xiàn)在很多項目都涉及到用戶業(yè)務應用的軟件開發(fā)，在實施中要跟用戶的各個層面打交道，但現(xiàn)實往往是用戶單位的員工根本不了解IT公司在給自己的企業(yè)做什么，因此，簽合同時有必要召開一個正式的儀式，向雙方員工傳遞項目的信息，激發(fā)公司全體員工對項目的熱情。IT公司老總、項目負責人、開發(fā)人員、施工人員和用戶方的領導、項目協(xié)調人、相關部門人員聚在一起，讓大家知道雙方的合作正式開始。儀式上，雙方領導要講話，特別是用戶方的領導要強調項目的意義。聯(lián)想集團公司在上ERP項目時就專門召開了全體員工誓師大會，柳傳志親自到會講話，把ERP項目擺到關乎企業(yè)生死存亡的高度，并親手將一面大旗授予ERP項目的負責人。柳傳志還在會上說，有人說現(xiàn)在上ERP是找死，但現(xiàn)在不上那就是等死，我們與其在這里等死，為什么不去拼搏一把呢？后來的事實證明，這不僅極大地鼓舞了項目組成員的斗志，同時也使全體員工明白這不僅僅是信息部門的事，而是公司從上到下都要關心的事。

通過這個儀式，雙方要組成項目管理班子，成立項目指揮部或項目管理委員會等機構，由雙方總經理牽頭，項目負責人為執(zhí)行人，日常聯(lián)系由雙方指定人員。在簽合同時，利用雙方人員到齊的機會，IT公司要把軟件功能用通用、專業(yè)的語言和用戶方的領導、技術人員、業(yè)務負責人進行最后確認，因為此時有分歧改正的成本不大。同時，還可使雙方人員彼此認識，清楚各個層次的接口，大家混個臉熟，以后打交道就會更通暢。

項目簽字儀式可以選擇在用戶單位舉行，這樣可以節(jié)約用戶方時間，也可以在酒店舉行。但是要注意的是簽字儀式要精心組織，場地要大一些，通過各種方式造一些勢，為雙方的溝通營造一個良好的環(huán)境。會前，每個模塊負責人要明確自己的客戶接口，要找機會和對方單獨聊，拉近彼此間的關系。另外，會場上雙方老總的融洽氣氛會對項目的實施也會產生一種有效的震懾作用。

公司內部會議：領取“尚方寶劍”

項目啟動會是造外勢。在公司也要造內勢，讓各個部門都知道這個項目能為公司創(chuàng)造哪些經濟效益，明確項目組人員和項目負責人，確定項目負責人的權限。公司財務、采購、人事、技術、銷售等部門都要參加，這樣才能創(chuàng)造一個良好的內部服務體系，讓項目組把主要精力放在為用戶服務上。公司內部主要是召開項目組成立會，會上最重要的就是宣布項目的內容、項目負責人權限、項目團隊成員、項目時間周期、項目需要的設備、資金等。給項目管理充分的授權，與此項目相關的事情，全權由項目經理負責。這樣，項目組人員的人事調動，根據項目進度進行設備的采購、項目發(fā)生的財務支出等也就不需要一次次找總經理，只要是規(guī)定范圍內的，由項目經理簽字就可以了。

項目授權書必須由總經理簽字，并在會上宣讀。為了增強團隊凝聚力，可以在會上舉行項目組宣誓或誓師宣言，形成高度集中、統(tǒng)一、協(xié)作的團隊精神。內部造勢不僅可以讓各個部門了解項目，創(chuàng)造條件服務項目組，而且可以給項目組成員以壓力和動力，意識到項目的意義和團隊精神的重要性，這對項目經理來說就是一把尚方寶劍。營造了內外兩個良好的環(huán)境，項目啟動就是水到渠成的事，項目組成員就可以集中精力投入到實施中去，項目的成功也有了更大的保證，不會因為失控而受挫。

一個項目的成功啟動絕不是靠項目組或項目經理就可以的，必須具備內部和外部兩個條件，所以，雙方的一把手都要高度重視，尤其是在目前中國的公司文化環(huán)境下，項目經理需要一把尚方寶劍，而用戶方的主管也是同樣需要的。

項目小組首次會議：為成功奠基

在現(xiàn)代企業(yè)中，項目經理在組織中的工作，遇到的最大障礙就是人的障礙，真正的項目經理往往將80％以上甚至是90％的時間用在了溝通和合作上，大部分有經驗的項目經理都會認為項目經理最重要的是做人的工作，和所有項目相關者能夠達成共識。

所以，項目啟動中的項目小組首次會議顯得非常的重要和關鍵，項目小組首次會議決定了小組在整個項目各階段的運作表現(xiàn)，確保小組有一個良好的開端是每一個成員的職責。在項目開始前，或者在項目的啟動階段，多做些工作并且把工作做踏實是非常必要的，也是提前杜絕一些可預測風險發(fā)生的一個有效手段。缺乏共識，正是項目中最常見的風險，帶來的后果各種各樣。

通過召開項目小組首次會議，可以初步了解不同人的經歷和特長，確定誰能或愿意能執(zhí)行不同的項目任務，增加了組員實際接受這些任務的可能性。其次，將組員個人目標、日常工作目標及項目小組工作目標三者統(tǒng)一起來，使組員能真正投入小組工作。第三，讓成員們有機會相互了解并建立信任，這也是成功團隊的特征。最后，盡可能的解除項目組成員心中的疑慮，讓大家都能夠清楚自己所從事的是一項什么樣的工作，對自己能帶來什么樣的價值。因此，項目小組首次會議可以說是項目成功的一個奠基石。

做好項目啟動工作，把握成功風向標

俗話說，“磨刀不誤砍柴工”，項目的啟動工作在整個項目生命周期內看似很不起眼，很多人認為微不足道，甚至可以越過或草草了事，豈不知會為以后的工作留下種種隱患。在進入項目實施前，項目范圍的明晰和項目計劃落實等固然非常重要，然而僅僅這些措施是遠遠不夠的。“項目不是在結束時失敗，而是在開始時失敗”，做過項目的人大概都會對這句話感觸良深。對于一個項目來說，項目組內部、企業(yè)內部、企業(yè)與客戶之間能就關鍵問題達到共識，顯得至關重要。有一句話是這么概括的，在一個解決方案上達成共識比這個解決方案本身的先進性重要得多。項目管理專家們經常討論信息化建設，常常會說信息化建設風險很大，然而最難以預測和掌握的是人的因素，技術上的問題總是會有解決方案的，而達成共識其實就是解決人的問題，減輕或者降低項目實施過程中可能出現(xiàn)的、由于人而引起的不必要的阻力。在去年10月在南京召開的中國第三屆項目管理國際會議上，提出中國的項目管理要向“四化”方向發(fā)展，這“四化”就是科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化和體系化。從整個的項目管理發(fā)展來講，就是使我們的項目管理理念科學化、程序規(guī)范化、方法現(xiàn)代化、制度體系化。項目啟動階段的問題，也要納入這“四化”來考慮，使項目的啟動過程走向科學規(guī)范的道路，成為現(xiàn)代企業(yè)項目管理體系中重要的組成部分，有效提高項目的成功率。

作者：白思俊