國際工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition，WFMC) 的定義，工作流就是“一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行”。
IBM Almaden研究中心給出的工作流定義是：“工作流是經營過程的一種計算機化的表示模型，定義了完成整個過程需要的各種參數(shù)。這些參數(shù)包括對過程中每一個步驟的定義、步驟間的執(zhí)行順序、條件以及數(shù)據(jù)流的建立、每一步驟由誰負責以及每一個活動所需要的應用程序”。
通俗地講，工作流程可以比喻為“信息河流”，即日常的業(yè)務處理或協(xié)同工作能按預先定義好的規(guī)則和過程進行流動，并且這一流動過程能被跟蹤和監(jiān)控。
一個工作流包括一組活動，也包括它們之間的相互順序關系。
一個流程實例，通常稱為工作，是一個流程定義的運行實例。
工作流管理系統(tǒng)則是這一實現(xiàn)的軟件環(huán)境，是一套支持業(yè)務定義和自動運轉工作流的系統(tǒng)。
工作流技術重點研究內容包括：工作流引擎、工作流管理集成機制、建模工具、協(xié)同工作機制、流程設計器和流程監(jiān)控工具等。
在工作流在流程管理中的應用分為三個階段：流程建模、流程仿真和流程改進或優(yōu)化：流程建模是用清晰和形式化的方法表示流程的不同抽象層次，可靠的模型是流程分析的基礎，流程仿真是為了發(fā)現(xiàn)流程存在的問題以便為流程的改進提供指導。這三個階段是不斷演進的過程。它們的無縫連接是影響工作流模型性能的關鍵因素，也是傳統(tǒng)流程建模和流程仿真集成存在的主要問題。
工作流(Workflow)就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機中以恰當?shù)哪Ｐ瓦M行表示并對其實施計算。
工作流要解決的主要問題是:為實現(xiàn)某個業(yè)務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務。
工作流管理系統(tǒng)(Workflow ManagementSystem. WfMS)的主要功能是通過計算機技術的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調工作流執(zhí)行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。
所以一個工作流包括一組活動，也包括它們之間的相互順序關系。