2010年5月，我作為項目經(jīng)理開始參與某市數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃實施開發(fā)與項目管理，該系統(tǒng)工程浩大，具有嚴(yán)格的安全，穩(wěn)定和可靠性能要求，該系統(tǒng)由基礎(chǔ)設(shè)施層、系統(tǒng)支撐層、應(yīng)用服務(wù)層三個層次組成，基礎(chǔ)設(shè)施層包括綜合布線系統(tǒng)、機房系統(tǒng)，為系統(tǒng)提供必要的信息傳輸條件和系統(tǒng)工作環(huán)境。系統(tǒng)支撐層包含網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，為應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)提供了運行環(huán)境。應(yīng)用服務(wù)層包含了數(shù)字圖書館的各個應(yīng)用軟件系統(tǒng)，是數(shù)字圖書館系統(tǒng)發(fā)揮功能的關(guān)鍵。

項目的成功很大程度上歸功于在項目過程中各個階段對進度和成本的有效管理和控制。本文以該項目為例，結(jié)合作者實踐，討論了信息系統(tǒng)項目中的成本管理問題，主要通過在計劃階段做好工作量估算，有效管理和控制風(fēng)險因素，在實施階段進行成本跟蹤和控制等方法來有效管理和控制項目成本。

2010年5月，我作為項目經(jīng)理開始參與某市數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃實施開發(fā)與項目管理，數(shù)字圖書館建設(shè)的宗旨是使公民在網(wǎng)絡(luò)中的任何一個服務(wù)窗口，都可以享受到網(wǎng)絡(luò)中所有圖書館的資源，從而整體上提升公共圖書館的服務(wù)水平和服務(wù)能力。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)由基礎(chǔ)設(shè)施層、系統(tǒng)支撐層、應(yīng)用服務(wù)層三個層次組成。基礎(chǔ)設(shè)施層包括綜合布線系統(tǒng)、機房系統(tǒng)，為系統(tǒng)提供必要的信息傳輸條件和系統(tǒng)工作環(huán)境。綜合布線采用T568B標(biāo)準(zhǔn)，多膜光纖直接到樓，工作區(qū)采用超5類雙絞線，機房采用GB50173-93標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。系統(tǒng)支撐層包含網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，為應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)提供了運行環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)采用千兆以太網(wǎng)，核心交換機采用CISCO公司高性能的catalyst6509，接入層交換機采用catalys3548和3524，按樓層分為四組，每組多臺交換機間采用堆疊方式，使整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)達到高速、穩(wěn)定、安全的要求。主服務(wù)器由三臺IBM RS/6000小型機和IBM7133磁盤陣列組成，通過IBM HACMP系統(tǒng)達到三機的互備，實現(xiàn)高可用性群集多處理的應(yīng)用，提供冗余和容錯恢復(fù)能力，完全滿足圖書館關(guān)鍵性業(yè)務(wù)應(yīng)用的需求。存儲系統(tǒng)采用存域網(wǎng)方式，包含了一臺8口光纖交換機和有24塊300G硬盤的光通道磁盤陣列，存儲容量達到7T以上。所有的服務(wù)器通過光纖接口卡與光纖交換機相連，共同使用大容量存儲系統(tǒng)。安全系統(tǒng)采用S-MIS綜合防護體系，通過劃分VLAN阻隔廣播風(fēng)暴和不同的使用需求并安裝了WORKS2000網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測系統(tǒng)等來確保系統(tǒng)安全。應(yīng)用服務(wù)層具體包括：圖書館業(yè)務(wù)自動化系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、整合檢索系統(tǒng)、VOD視頻點播系統(tǒng)、文獻數(shù)字化加工系統(tǒng)、網(wǎng)上讀書系統(tǒng)、應(yīng)用軟件監(jiān)測系統(tǒng)、電子閱覽室管理系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、電子教學(xué)系統(tǒng)、讀者導(dǎo)讀系統(tǒng)等。

軟件成本管理是軟件項目管理的一個重要組成部分，也是一個十分容易被忽視但卻又是十分重要的內(nèi)容。成本管理的目的是通過執(zhí)行項目成本管理過程和使用一些基本項目管理工具和技術(shù)來改進項目成本績效。項目組整體上把按進度和預(yù)算交付項目作為我們最大的挑戰(zhàn)，因此我們十分重視對項目進度和成本的控制和管理。該項目中我們借助項目管理軟件Microsoft Project 2003來輔助進度和成本的計劃和管理。我們主要通過在計劃階段做好成本估算，有效管理和控制風(fēng)險因素和在實施階段進行成本跟蹤和控制等方法和策略來有效管理和控制項目成本。

成本估算和成本預(yù)算是成本控制的基礎(chǔ)。在本項目中對成本估算與預(yù)算我主要采取了以下措施：(1)采用了MS-Project項目管理工具。根據(jù)公司的項目管理經(jīng)驗，我采用了MS Project項目管理工具作為數(shù)字圖書館建設(shè)的項目管理工具。Ms-Project能夠有效幫助我對項目范圍、項目進度、項目人力資源、項目成本的有效管理。除此之外，Ms-Project還提供了豐富的報表分析工具，能夠靈活的分析項目的成本、進度、掙值。在項目中我們的許多工作都依賴于Ms-Project才得以高效的完成。(2)制定完整的WBS。項目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是項目管理的基礎(chǔ)，也是項目成本管理的基礎(chǔ)。只有建立了完備、無遺漏的項目WBS才能夠確保項目成本估算與預(yù)算的準(zhǔn)確性。在項目啟動之處，我們對項目的需求作了深入細致的調(diào)研分析，并在Ms-Project的幫助下建立了完整而基本無遺漏的WBS。(3)正確的項目資源估算。項目資源估算也是項目成本估算的重要輸入之一。在項目估算之前必須明確項目所需資源的種類和數(shù)量；以及項目資源的單價。在數(shù)字圖書館建設(shè)中我采用了專家意見法和Delphi法；規(guī)劃定義出了項目詳細資源規(guī)劃表分別定義了項目所需資源的種類，所需數(shù)量、單價，來計算總成本，并通過Ms-Project加以管理。(4)自下而上的項目成本估算，自上而下的成本預(yù)算。結(jié)合項目實際與Ms-Project的便利性，在成本估算上，我主要采用了自下而上的方法，對于風(fēng)險較大的任務(wù)我們還采用了Delphi法及專家判定法。在估算項目任務(wù)的成本時，我們將WBS的每一個任務(wù)分給領(lǐng)域?qū)＜易龉ぷ髁吭u估，要求每一項任務(wù)必須控制在1人周以內(nèi)。對于超過1人周的任務(wù)，要求專家做原因分析，并提出分解方案。在成本預(yù)算上，我主要采用了自上而下的分配方法，按已制定的成本估算與WBS，將項目總成本分配到項目的各項具體工作中去，并制定的項目成本的控制標(biāo)準(zhǔn)。此外，我在成本估算范圍內(nèi)，還預(yù)留了部分管理儲備，以防止成本風(fēng)險的發(fā)生。

2.有效管理和控制風(fēng)險因素
    項目中我們對項目風(fēng)險進行了必要的管理，以避免風(fēng)險事件的發(fā)生引發(fā)項目成本增加或超支。公司項目管理部門提供了風(fēng)險管理計劃的模板和風(fēng)險事件列表模板。為了讓項目組整體在各個階段保持良好的風(fēng)險意識，我嘗試采用了“十大風(fēng)險事項跟蹤”，把項目中各主要風(fēng)險事項按照排名張貼在公告欄上。由于項目涉及的范圍廣，需求和范圍界定不清、計劃不充分、用戶參與不足、缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、技術(shù)問題等為我們項目計劃階段主要風(fēng)險事件。事實表明，這種做法效果是非常明顯的。特別是客戶方面，我定期把風(fēng)險事件列表E-mail給客戶方項目負(fù)責(zé)人方某。為了能盡快落實未明晰的需求部分，我與客戶方主要項目負(fù)責(zé)人方某進行了面對面的溝通。通過一番利弊關(guān)系的陳述，達成盡快明晰懸留部分需求的共識。需求問題很快得到解決。項目組整體信心十足，積極性和責(zé)任感增加。公司領(lǐng)導(dǎo)方面對項目組也表現(xiàn)出特別的關(guān)心，特別是公司趙總開始頻繁出現(xiàn)在項目組的每周進度評審會議上，他們也開始擔(dān)心因為對項目支持不夠而導(dǎo)致項目的失敗。
3.實施階段進行成本跟蹤和控制
    實施階段需要進行成本的跟蹤和控制。Project 2003中需要設(shè)定各項資源（人員）的工時標(biāo)準(zhǔn)費率，即人員每小時的工作成本。項目組成員每周五下班前通過內(nèi)網(wǎng)B/S項目管理信息系統(tǒng)PMIS提交《項目周報》，把各自本周內(nèi)完成的任務(wù)進度情況和下周任務(wù)計劃進行匯報．報告要求按百分比嚴(yán)格量化任務(wù)完成情況，PMIS只提供具體百分比的選擇．項目經(jīng)理（我）把各項任務(wù)實際完成數(shù)據(jù)輸入到進度計劃中，Project 2003自動成本統(tǒng)計表，清楚顯示任務(wù)基準(zhǔn)和實際成本信息，通過查看跟蹤甘特圖就可以較好把握項目總體的進度績效。

數(shù)字圖書館系統(tǒng)在2011年11月下旬正式上線，提前1周完成了項目。目前系統(tǒng)運行正常，受到客戶方各有關(guān)部門的一致好評。項目的成功很大程度上歸功于在項目過程中各個階段對進度和成本的有效管理和控制。沒有成本管理，項目也可能成功。但沒有成本管理的項目，對于項目管理質(zhì)量、時間、成本三大目標(biāo)的實現(xiàn)是具有巨大風(fēng)險。