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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理

【摘要】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實(shí)時(shí)監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項(xiàng)目于2019年10月底通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的溝通管理，主要從規(guī)劃溝通管理、管理溝通、控制溝通幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過(guò)程的在線處理，切實(shí)提高了該企業(yè)銷售業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率。（2）實(shí)現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷存全過(guò)程實(shí)時(shí)在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售全過(guò)程運(yùn)行情況及時(shí)掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時(shí)的對(duì)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個(gè)產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動(dòng)與角色驅(qū)動(dòng)思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫(kù)，采用JAVA編程語(yǔ)言，支持各類平臺(tái)的接口。由于本項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，而項(xiàng)目涉及部門多、干系人多，因此，項(xiàng)目的溝通管理非常重要。在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對(duì)項(xiàng)目的溝通管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理。

一、規(guī)劃溝通

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，項(xiàng)目的溝通管理亦是如此。規(guī)劃溝通管理是根據(jù)干系人的信息需要和要求及組織的可用資產(chǎn)情況，制定合適的項(xiàng)目溝通方式和計(jì)劃的過(guò)程，是為了識(shí)別和記錄與干系人的最有效率且最有效果的溝通方式。我召集項(xiàng)目組成員會(huì)議，根據(jù)本項(xiàng)目的管理計(jì)劃、干系人登記冊(cè)，結(jié)合PMO的溝通計(jì)劃模板進(jìn)行溝通計(jì)劃編制，我們將干系人分為領(lǐng)導(dǎo)層干系人、技術(shù)層干系人、業(yè)務(wù)層干系人和其他層干系人，針對(duì)每個(gè)層次制定不同的溝通計(jì)劃。根據(jù)干系人在項(xiàng)目中的利益和權(quán)利的大小，我們畫(huà)出了權(quán)利/利益方格，對(duì)權(quán)力大、利益大的干系人，我們計(jì)劃采取重點(diǎn)關(guān)注的溝通策略，規(guī)劃出向這類干系人主要溝通的內(nèi)容;對(duì)權(quán)力大、利益小的干系人，我們采取令其滿意的策略，對(duì)權(quán)力小、利益大的干系人，我們規(guī)劃采取隨時(shí)告知的策略，對(duì)權(quán)力小、利益小的干系人我們采取監(jiān)督策略。溝通管理計(jì)劃經(jīng)過(guò)評(píng)審以后，成為指導(dǎo)項(xiàng)目溝通管理工作的方向和指南。

二、管理溝通

管理溝通是為了促進(jìn)項(xiàng)目干系人之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通。我們根據(jù)本項(xiàng)目特點(diǎn)及以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)不同干系人，設(shè)計(jì)了相應(yīng)的進(jìn)度、績(jī)效溝通報(bào)表（圖）。比如對(duì)權(quán)力大、利益大的客戶方銷售副總，因?yàn)樗琼?xiàng)目的發(fā)起人，也是業(yè)務(wù)需求的主要干系人，我們除了在項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)議、階段總結(jié)會(huì)議上邀請(qǐng)他參加以外，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量保證、控制措施也定期采用報(bào)告、報(bào)表的方式進(jìn)行匯報(bào)，使其了解項(xiàng)目進(jìn)展。除了正式溝通方式，我也非常注意在非正式場(chǎng)合與其交流，通過(guò)向其請(qǐng)教人員管理、業(yè)務(wù)管理思想等方式，加強(qiáng)相互之間的交流。對(duì)權(quán)力小、利益大的主要操作人員，我們利用qq群、微信群，建立信息溝通渠道，對(duì)他們提出的疑問(wèn)和問(wèn)題做到隨時(shí)解答。通過(guò)合理的溝通，我們與業(yè)主方干系人及建立了良好的信任關(guān)系，推動(dòng)了項(xiàng)目的順利開(kāi)展。

三、控制溝通

作為項(xiàng)目經(jīng)理的我深知，控制溝通是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中對(duì)溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制的過(guò)程，以確保滿足干系人對(duì)信息的需求，是為了隨時(shí)確保所有溝通參與者之間的信息流動(dòng)的最優(yōu)化。在項(xiàng)目的溝通控制上，我們的主要關(guān)注點(diǎn)包括項(xiàng)目的管理計(jì)劃、項(xiàng)目溝通情況、問(wèn)題日志以及工作績(jī)效數(shù)據(jù)，因?yàn)檫@些信息也是項(xiàng)目主要干系人的關(guān)注點(diǎn)，我利用信息管理系統(tǒng)工具，對(duì)不同干系人的溝通方式進(jìn)行監(jiān)控。因?yàn)榭?jī)效報(bào)告作為一份正式文件，是讓干系人了解項(xiàng)目進(jìn)展的重要依據(jù)，因此，我們通過(guò)召開(kāi)會(huì)議和咨詢專家意見(jiàn)，采取每個(gè)月編制一份績(jī)效報(bào)告進(jìn)行匯報(bào)的方式。由于項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中，業(yè)主方總是希望可以實(shí)現(xiàn)更多功能，而本公司領(lǐng)導(dǎo)層則希望我們用最小的成本達(dá)到客戶的滿意。而項(xiàng)目的范圍、成本、質(zhì)量、進(jìn)度又是相互制約的關(guān)系。在工期不變的前提下，達(dá)到成本、質(zhì)量的最佳結(jié)合點(diǎn)，除了用技術(shù)手段進(jìn)行有效的進(jìn)度和范圍管理以外，還需要在項(xiàng)目過(guò)程中加強(qiáng)與我公司領(lǐng)導(dǎo)層和業(yè)主方的溝通，征得各方的理解，努力使各方的期望達(dá)到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如在項(xiàng)目進(jìn)展中期，業(yè)主方倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人希望變更庫(kù)存數(shù)據(jù)的分析功能，增加針對(duì)庫(kù)存產(chǎn)品的庫(kù)齡分析。由于此時(shí)進(jìn)行變更會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度，也會(huì)造成成本增加，我通過(guò)溝通建議其取消此項(xiàng)需求，倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人提出，因?yàn)楣井a(chǎn)品周轉(zhuǎn)率是公司領(lǐng)導(dǎo)新提出的工作要求，這項(xiàng)需求十分重要，我通過(guò)溝通建議其走正式變更流程，最終經(jīng)過(guò)CCB批準(zhǔn)，同意了此項(xiàng)變更，對(duì)造成的成本增加由客戶方負(fù)責(zé)，我方則盡量通過(guò)趕工、資源調(diào)配保證工期。

【結(jié)尾語(yǔ)】

經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)半年，本項(xiàng)目終于于2019年10月底，通過(guò)了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，為用戶解決了通過(guò)對(duì)銷售業(yè)務(wù)全過(guò)程的在線管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多個(gè)產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運(yùn)營(yíng)管理上了一個(gè)新的臺(tái)階，得到了業(yè)主的好評(píng)。項(xiàng)目的成功得益于我有效的溝通管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如，在項(xiàng)目的測(cè)試過(guò)程中，個(gè)別測(cè)試用例考慮不全面，導(dǎo)致測(cè)試結(jié)果出現(xiàn)偏差，不過(guò)，經(jīng)過(guò)我后期的糾偏，并沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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