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論項目系統(tǒng)的范圍管理

【摘要】

2018年3月，我作為項目經(jīng)理參與了國內(nèi)某港口散貨碼頭信息化系統(tǒng)項目的建設工作，該項目總投資800萬元人民幣，建設工期為1年。通過該項目的建設，實現(xiàn)了港口現(xiàn)場管理信息化的擴展，提高了港口裝卸效率，減少了工作中人為因素的影響，各部門之間步調(diào)一致，簡化了工作程序，在充分調(diào)研國內(nèi)外散雜貨理貨業(yè)務最新作業(yè)模式的基礎上，結(jié)合港口的實際情況，實現(xiàn)了碼頭現(xiàn)場電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。該項目與2019年9月，通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文結(jié)合我的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的范圍管理，主要從如下幾個方面進行了闡述：規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS結(jié)構(gòu)、確認范圍、控制范圍。

【正文】

2018年3月，我作為項目經(jīng)理參與了國內(nèi)某港口散貨碼頭信息化系統(tǒng)項目的建設工作，該項目總投資800萬元人民幣，建設工期為1年。通過該項目的建設，實現(xiàn)了港口現(xiàn)場管理信息化的擴展，提高了港口裝卸效率，減少了工作中人為因素的影響，各部門之間步調(diào)一致，簡化了工作程序，在充分調(diào)研國內(nèi)外散雜貨理貨業(yè)務最新作業(yè)模式的基礎上，結(jié)合港口的實際情況，實現(xiàn)了碼頭現(xiàn)場電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。該項目建設分為三部分：散貨裝卸管理系統(tǒng)改造部分、無線理貨系統(tǒng)部分、其他部分。散貨裝卸管理系統(tǒng)包括調(diào)度管理，商務管理、理貨管理、庫場港存管理、統(tǒng)計系統(tǒng)等幾個主要模塊，負責裝卸現(xiàn)場的作業(yè)計劃，調(diào)度、管理、統(tǒng)計分析等工作;無線理貨系統(tǒng)部分是這次項目建設的主要工作。實現(xiàn)模式：電子理貨系統(tǒng)通過中間層服務，獲取作業(yè)任務和配工調(diào)度信息，并以內(nèi)存數(shù)據(jù)庫形式存儲?，F(xiàn)場使用手持終端，完成現(xiàn)場的業(yè)務操作，通過多線程運行，利用4G網(wǎng)絡自動上傳到電子理貨中間層。其他部分包括計量系統(tǒng)及各系統(tǒng)之間接口等，根據(jù)理貨指令，獨立執(zhí)行計量后信息自動傳送到中間服務層。本項目采用滿足J2EE標準的B/S架構(gòu)技術(shù)，以Oracle數(shù)據(jù)庫為支撐，符合“金保工程”技術(shù)規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開發(fā)過程應用輕量級J2EE架構(gòu)，基于MVC模式的Struts框架，以Ibatis作為持久化層，采用Spring進行中間層（業(yè)務層）建設，應用服務器采用浪潮高性能服務器。由于該系統(tǒng)建設規(guī)模大，建設時間緊，設計的干系人多，為了保證項目圓滿完成，我組建了項目型組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項目管理，特別是出色的范圍管理，我?guī)ьI項目團隊全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了績效，取得了項目的成功。范圍管理能讓項目團隊成員知道達到預期目標需要完成哪些具體的工作，還能提高對項目成本、進度和資源估算的準確性。本文將圍繞該項目的范圍管理進行重點討論。

一、規(guī)劃范圍管理

凡事預則立不預則廢。進行項目的范圍管理也是如此。項目啟動后不久，我就組織相關(guān)人員根據(jù)《項目管理計劃》《項目章程》等文件，采用專家判斷、會議等工具，編制了《范圍管理計劃》，為以后如何進行范圍管理提供指南和方向。我們制定的《范圍管理計劃》的大致內(nèi)容是：如何進行范圍的定義、確認、控制以及如何創(chuàng)建WBS.

二、收集需求

收集需求就是為實現(xiàn)項目目標，記錄并管理干系人的需要和需求，為以后的定義范圍和管理范圍奠定基礎。在收集需求以前，我們將需求進行了分類，主要有業(yè)務需求、干系人需求、解決方案需求等，這些分類有利于對需求進一步完善和細化。我們根據(jù)《范圍管理計劃》《需求管理計劃》，采用訪談、群體創(chuàng)新技術(shù)，得到了我們的需求文件、需求跟蹤矩陣。收集需求看上去是一件很簡單的事情，做起來卻很難，特別是對一些隱含或表達不明確的需求，在利用訪談收集需求的過程中，常常因為干系人經(jīng)常較忙，難以安排時間，使得需求收集比較困難。

三、定義范圍

由于在收集需求的過程中識別出的需求未必都包含在項目中，所以我們就要在需求文件中選取最終的項目需要，對項目和產(chǎn)品進行詳細的描述。我們根據(jù)《范圍管理計劃》《需求文件》，采用產(chǎn)品分析、備選方案生成等工具，編制了我們的項目范圍說明書，范圍說明書對項目的成功至關(guān)重要，它描述了可交付成果及所要完成的工作、項目的驗收標準、制約因素、假設條件等，另外，我們對系統(tǒng)不實現(xiàn)哪些功能，不提交哪些交付物也進行了明確說明。

四、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

創(chuàng)建WBS是將項目可交付成果或項目工作分解成較小的、更易于管理的組件的過程，我們根據(jù)《范圍管理計劃》《項目范圍說明書》等文件，采用分解、專家判斷等工具，得到了范圍基準。為了使項目更加直觀，我們采用了樹形結(jié)構(gòu)，先識別和分析項目的可交付成果及相關(guān)工作，再確定WBS結(jié)構(gòu)和編碼方法，然后再自上而下、逐層細化分解。我們將生命周期的各階段作為分解的第一層，在分解的過程中，工作包的大小也是必須考慮的細節(jié)，我們按每人工作時間大于8小時，小于8小時來確定。

五、確認范圍

確認范圍是與客戶正式驗收項目己完成的可交付成果。確認范圍并不是一件容易的時期，在讓用戶確認范圍時，用戶認為自己什么都沒有看到，不予確認，在我們與他們不斷的溝通下，才解決了問題。我們根據(jù)《范圍管理計劃》《確認的可交付成果》，采用檢查、群體決策技術(shù)，得到了驗收的可交付成果及一些變更請求，在確定了范圍確認時間、投入、標準、步驟后，就組織召開了范圍確認會議，在確認范圍前，我?guī)ьI團隊成員進行了質(zhì)量控制工作，質(zhì)量控制主要強調(diào)可交付成果的正確性，確認范圍強調(diào)可交付成果獲得客戶或發(fā)起人的接受，質(zhì)量控制一般在范圍確認前進行，也可同時進行，質(zhì)量控制屬于內(nèi)部檢查，由質(zhì)量部門實施，而確認范圍由外部干系人進行檢查驗收。

六、控制范圍

控制范圍是監(jiān)督項目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)，管理范圍基準的變更，我們根據(jù)《項目管理計劃》《工作績效數(shù)據(jù)》等文件，采用偏差分析等技術(shù)，形成了一些變更請求和文件更新。在項目執(zhí)行過程中，客戶提出了一些新的需求，對于一些不必要的變更，我們通過溝通，使客戶予以放棄，而對于一些必要的變更，嚴格按照變更控制流程進行，避免范圍的蔓延。

【結(jié)尾語】

經(jīng)過我們團隊的不懈努力，歷時1年，本項目終于在2018年7月，通過了業(yè)主方組織的驗收，達到了港口現(xiàn)場管理信息化的擴展，港口裝卸效率的提高，減少了工作中人為因素的影響及實現(xiàn)了碼頭現(xiàn)場電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。得到了業(yè)主的一致好評。本項目的成功得益于我成功的范圍管理，當然，在本項目中，還有一些不足之處。比如：在項目實施過程中，由于項目組2名成員由于自身原因突然離職，導致項目的團隊建設出現(xiàn)一些小問題，還有，曾經(jīng)由于需要購買的服務器由于連日暴雨的不可抗力導致進度出現(xiàn)延誤。不過，經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。我要在后續(xù)的學習和工作中，總結(jié)經(jīng)驗，西區(qū)教訓，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項目管理能力一定可以得到不斷的提高。

【備注】

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