作為一名項目經理，80%的時間都是在溝通，而開會是溝通的主要形式之一。可不少項目經理一遇到開會就頭疼，明明開會說好的，到最后卻往往天差地別。

組織一場成功的會議都要經歷會前準備、會中管控、會后跟蹤三個環(huán)節(jié)。

首先會前準備。項目經理需要先明確會議主題和目標、比如項目啟動會、項目策劃會等。同時要做好會議議程準備，明確會議推進步驟、參會人員的責任分工以及會議進程時間把控。其次包括會議所需資料、會議資源需求、場地安排等等。同時需要規(guī)定好會議規(guī)則，并提前告知參會人員。

然后是會中管控。項目經理需要做好三個方面，分別是開場賦能、過程干預以及會議總結。一般情況下都是由項目經理擔任會議主持人，所以在會議開始時要向參會人員介紹會議主題和目標，必要時可以說一下會議規(guī)則要求。同時過程中對于會議超時、話題討論激烈、發(fā)言內容過于分散和偏離主題等情況進行把控，可以叫暫停、改形式等等。其次在會議結束后一定要進行會議總結，形成會議決議。

最后是會后跟蹤。一場高效成功的會議最重要的就是有結果，而要有結果就必須追蹤執(zhí)行，所以，會后要及時把所有會議要素整理發(fā)送與會人員。對于會上要求完成的事項，確定好責任人和完成時間。另外還需要有人去跟蹤落實會議事項的執(zhí)行情況，直到會議決議任務關閉。