項(xiàng)目溝通管理貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，發(fā)揮著重要的作用。是項(xiàng)目經(jīng)理使項(xiàng)目干系人清楚項(xiàng)目的具體情況、推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施工作順利進(jìn)行的必要工作。

溝通管理可分為溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報(bào)告、利害干系人管理。溝通規(guī)劃在項(xiàng)目的啟動(dòng)就要開始（如：需要階段的溝通機(jī)制），在需求調(diào)研階段結(jié)束后就需要制定切合項(xiàng)目實(shí)際的溝通規(guī)劃。溝通規(guī)劃一般根據(jù)項(xiàng)目不同階段制定不同的溝通計(jì)劃。它直接決定了項(xiàng)目實(shí)施過程的溝通，包括信息發(fā)布、績效報(bào)告和利害干系人的管理計(jì)劃。當(dāng)然，在執(zhí)行過程發(fā)現(xiàn)不足也會反過來修改溝通的規(guī)劃內(nèi)容。

當(dāng)然，在項(xiàng)目的實(shí)際溝通中，將會有很多不可預(yù)料的情況，項(xiàng)目經(jīng)理需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不同形式、使用不同技術(shù)進(jìn)行溝通。如：針對不同的成員可能需要采取不同的溝通方式，對同一干系方的不同人員需要發(fā)布不同的信息進(jìn)行不同形式的溝通。

所以，項(xiàng)目管理的溝通管理，需要在大理論的指導(dǎo)下根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際制定計(jì)劃，發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人溝通能力，進(jìn)行切實(shí)有效的溝通。推動(dòng)項(xiàng)目的順利實(shí)施。

溝通規(guī)劃的過程是確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，包括誰需要何種信息，何時(shí)需要以及如何向他們傳遞。

(1) 識別項(xiàng)目的干系方，并識別他們的溝通需求。需要包括以下內(nèi)容：

1) 在項(xiàng)目實(shí)施過程中在哪一階段需要的信息內(nèi)容、績效內(nèi)容

2) 信息的格式

3) 溝通的方式及工具

4) 需要溝通的頻率

(2) 根據(jù)項(xiàng)目干系方的需求，制定溝通機(jī)制，并取得項(xiàng)目干系方認(rèn)可（這部分內(nèi)容一般包括在《項(xiàng)目實(shí)施方案》中）。

(3) 確認(rèn)信息發(fā)布、績效發(fā)布的效果。

(4) 形成項(xiàng)目通信錄。

(1) 通信錄

(2) 信息發(fā)布模板

(3) 溝通管理計(jì)劃（這部分內(nèi)容一般包括在《項(xiàng)目實(shí)施方案》中），它需要包括以下內(nèi)容：

1) 溝通內(nèi)容

2) 目的

3) 頻率

4) 起始/終結(jié)日期

5) 格式/媒介

6) 責(zé)任

信息發(fā)布指把所需要的信息及時(shí)提供給項(xiàng)目利害關(guān)系者，包括實(shí)施溝通管理計(jì)劃，以及對預(yù)料之外的信息索取要求做出反應(yīng)。

(1) 定期向干系方發(fā)布信息，一般包括：項(xiàng)目進(jìn)度、現(xiàn)狀、遇到的問題及解決措施、下一步計(jì)劃、需要的協(xié)助、風(fēng)險(xiǎn)列表、里程碑情況等。這些內(nèi)容一般形式周報(bào)、月報(bào)定期向干系方發(fā)送。但由于干系方關(guān)心的不同，所以發(fā)送的內(nèi)容可能要根據(jù)干系方不同有所剪裁（發(fā)送的格式一般以確定好的模板進(jìn)行編寫然后發(fā)送）。

(2) 平時(shí)需要對項(xiàng)目過程的信息進(jìn)行整理。對項(xiàng)目干系方突然的信息需求做出反應(yīng)。

(1) 整理好的項(xiàng)目過程信息資料

(2) 發(fā)布的信息內(nèi)容

搜集所有基準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并向利害關(guān)系者提供績效信息。一般來說，績效信息包括為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而投入的資源的使用情況。

(1) 整理項(xiàng)目的績效信息。一般需要包括以下內(nèi)容：

1) 項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與預(yù)期進(jìn)度的對比

2) 項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用開支與預(yù)期開支的對比

3) 項(xiàng)目人力投入

4) 項(xiàng)目范圍的變化及其引起的其它變化

5) 存在的風(fēng)險(xiǎn)和發(fā)生的問題所采取的措施及所需成本

6) 對存在偏差的事項(xiàng)提出糾正的措施。如：項(xiàng)目人力投入方面

(2) 向干系方發(fā)送績效信息。發(fā)送績效信息一般會附上項(xiàng)目相關(guān)的其它信息，如：項(xiàng)目現(xiàn)狀、下一步計(jì)劃（一般以附件形式）?？冃畔⒌陌l(fā)布一般也是定期進(jìn)行，如：以月為單位、項(xiàng)目里程碑結(jié)束的績效報(bào)告等。

(1) 績效報(bào)告

(2) 預(yù)測

(3) 請求的變更

(4) 推薦的糾正措施

(5) 組織過程資產(chǎn)（更新）

對項(xiàng)目干系方進(jìn)行管理，識別干系方在項(xiàng)目實(shí)施過程中溝通需求的變化、地位變化、人員變動(dòng)等一系列的變化，并對這些變化做出相應(yīng)的措施。對項(xiàng)目干系方在項(xiàng)目實(shí)施過程發(fā)生的問題進(jìn)行管理。

(1) 經(jīng)常評審制定項(xiàng)目溝通規(guī)劃，識別干系方在實(shí)施過程中溝通需求的變化。這些變化往往會由于干系方在項(xiàng)目中的角色變化、影響力變化，或干系方人員發(fā)生變化引起。

(2) 對于項(xiàng)目干系方的變化做出相應(yīng)的措施。在這方面，項(xiàng)目干系方主要人員發(fā)生變化或地位變化所引起的工作量、對項(xiàng)目的影響較大。

(3) 記錄、解決溝通管理過程出現(xiàn)的問題，形成問題登記表。這類問題一般有項(xiàng)目干系方變動(dòng)、溝通不及時(shí)、項(xiàng)目干系方不響應(yīng)、項(xiàng)目干系方經(jīng)常失約等。需要把這些問題記錄在案，以便向相關(guān)負(fù)責(zé)人說明情況或進(jìn)一步溝通。

(1) 解決的問題以及解決過程所使用的資料

(2) 批準(zhǔn)的變更請求

(3) 批準(zhǔn)的糾正措施

(1) 會議提綱議定

(2) 如有需要，進(jìn)行提前溝通

(3) 以文檔的形式發(fā)布：會議通知、會議提綱

(4) 會議召開，視具體情況注意簽到的必要性

(5) 會議紀(jì)要發(fā)送，并做好配置工作

如果項(xiàng)目干系方發(fā)生主要人員變動(dòng)，如：領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人變動(dòng)。此時(shí)召開會議，項(xiàng)目經(jīng)理不能按常理進(jìn)行會議主題的組織。需要與變動(dòng)的人員進(jìn)行提前的交流，了解他們最想了解的內(nèi)容、了解會議的內(nèi)容是否會有讓新的人員無法做決定或無所適從。通過提前溝通，解決新人員的問題，再進(jìn)行會議的召開。

如果會議已經(jīng)提上日程。則需要就會議內(nèi)容與新的人員提前溝通，找到在會上解決矛盾的平衡點(diǎn)。

生活習(xí)慣

提前識別出差時(shí)間

如果項(xiàng)目干系方發(fā)生變化，或者干系方的主要人員發(fā)生變化，需要進(jìn)行以下工作（按順序）：

(1) 項(xiàng)目規(guī)劃的匯報(bào)、解釋。此時(shí)不要答應(yīng)對項(xiàng)目規(guī)劃的更改，解釋要整體的原因。

(2) 項(xiàng)目現(xiàn)階段現(xiàn)狀的匯報(bào)、解釋。此時(shí)要強(qiáng)調(diào)工作已經(jīng)進(jìn)行到什么程度，并解釋各干系方的情況。

(3) 詳細(xì)解釋項(xiàng)目的需求，結(jié)合項(xiàng)目規(guī)劃、現(xiàn)狀，取得新負(fù)責(zé)人的認(rèn)可。如果對方提出變更，則首先分析利弊（從各干系方出發(fā)），再分析對項(xiàng)目各方面的影響。

(4) 詳細(xì)解釋實(shí)施方案，結(jié)合目前的實(shí)施情況、各干系方的銜接情況。如果對方提出變更，則首先分析利弊（從各干系方出發(fā)），再分析對項(xiàng)目各方面的影響。進(jìn)而取得認(rèn)可，把工作銜接上。