１、制定完善的溝通管理計劃

２、在和客戶溝通之前學習和項目相關的背景知識

３、用經(jīng)驗和技巧引導客戶對需求進行明細化

４、對超出需求范圍的需求或不合理的需求，應有技巧地說服客戶，使用多種方式和客戶進行溝通

應該怎么提高項目例會的效率？

１、事先制定一個例會制度。在項目溝通計劃中，確定例會的時間，參加人員范圍以及一般議程等。

２、放棄可開可不開的會議。在決定召開一個會議之前，首先明確會議是否必須舉行，還是可以通過其他方式進行溝通。

３、明確會議的目的和期望結果。

４、發(fā)布會議通知、在會議通知中要明確：會議目的，時間，地點，參加人員，會議議程和議題。事先明確會議議程和討論問題，讓參會人員提前做準備。

５、在會議之前將會議資料發(fā)送到參會人員。對已需要有背景資料支持的會議，應事先將資料發(fā)給參會人員，以提前閱讀，直接在會上討論，可以有效節(jié)約時間。

６、可以借助視頻會議設備。對于異地參會人員或者需要演講的場合，可以借用一些必要的視頻設備，可以使會議達到更好的效果。

７、明確會議規(guī)則。制定會議主持人，明確會議主持人的職責，支持人要對會議進行有效控制，并營建一個活躍的會議氣氛。

８、支持人要事先陳述基本規(guī)則，例如明確每個人的發(fā)言時間，每次發(fā)言只有一個聲音主持人根據(jù)會議議程的規(guī)定控制會議的節(jié)奏，保證每一個問題都得到討論。

會議后要總結，提煉結論。支持人在會后總結問題的討論結果，重審有關決議，明確責任人和完成時間。

會議要有紀要。如果將工作的成果、完成時間、責任人都記錄在案，則有利于督促和檢查工作的完成情況。

做好工作會議的后勤保障。很對會議兼有聯(lián)絡感情的作用，因此需要選擇一個合適地點，提供餐飲、娛樂和禮品，制定一個有張有弛的會議議程。對于客戶或合作伙伴參加的會議更要如此。

可采用的促進有效溝通的措施如下：

（１）對項目組成員進行溝通需求和溝通風格的分析

（２）對于具有不同溝通需求和溝通風格的人員組合設計不同的溝通方式

（３）除了進行項目例會外，可以通過電話，電子郵件、項目管理軟件、OA軟件等工具進行溝通

（４）正式的溝通的結果應形成記錄，對于其中的決定應有人負責落實

（５）可以引入一些溝通模板

（６）在項目組內(nèi)部培養(yǎng)團結的氛圍并注意沖突管理

溝通渠道的數(shù)目：n(n-1)/2