論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理

摘要

有效的項(xiàng)目管理是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵所在，可以提高產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率。成本管理是項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容之一，是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，為了保證完成項(xiàng)目所花費(fèi)的時(shí)間成本不超過(guò)其預(yù)算成本而展開的項(xiàng)目成本估算，項(xiàng)目預(yù)算編制和項(xiàng)目成本控制等方面的管理活動(dòng)。本文以某某單位社會(huì)保險(xiǎn)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)為例，重點(diǎn)討論了軟件項(xiàng)目的成本管理。

成本估算和控制是成本管理的主要活動(dòng)。本文首先分析了某某單位社會(huì)保險(xiǎn)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)的背景和特征、項(xiàng)目管理的關(guān)鍵活動(dòng)，結(jié)合軟件項(xiàng)目特點(diǎn)及對(duì)成本估算模型和技術(shù)分析的基礎(chǔ)上，用項(xiàng)目成本管理的理論指導(dǎo)管理過(guò)程，出色地完成了項(xiàng)目目標(biāo)，得到了領(lǐng)導(dǎo)和用戶的一致好評(píng)。在該項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，參與了業(yè)務(wù)需求調(diào)研與分析、系統(tǒng)分析、設(shè)計(jì)和全面的項(xiàng)目管理工作。

正文

1．項(xiàng)目簡(jiǎn)介

某某單位的社會(huì)保險(xiǎn)綜合管理系統(tǒng)有以下特點(diǎn)：第一、業(yè)務(wù)范圍廣、項(xiàng)目周期長(zhǎng)，如果成本管理不夠細(xì)致，會(huì)造成項(xiàng)目成本的不可控；第二、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)構(gòu)成復(fù)雜，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分為軟件系統(tǒng)開發(fā)組和硬件系統(tǒng)集成組，解決團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作、溝通和沖突所需要的成本應(yīng)予以充分關(guān)注；第三、項(xiàng)目的規(guī)模大、目標(biāo)過(guò)程復(fù)雜，成本估算、預(yù)算復(fù)雜度高，可采用大型復(fù)雜項(xiàng)目管理思想，將其分解為若干子系統(tǒng)，使對(duì)子系統(tǒng)的成本預(yù)算達(dá)到可度量的程度，在項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)對(duì)預(yù)算成本和完成的成本進(jìn)行嚴(yán)格審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不一致性，分析原因，制定改進(jìn)方案。

2．成本估算

項(xiàng)目成本管理是指在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，為了保證完成項(xiàng)目所花費(fèi)的實(shí)際成本不超過(guò)其預(yù)算

成本而展開的項(xiàng)目成本估算、預(yù)算和控制等方面的管理活動(dòng)，主要包括編制項(xiàng)目所需資源成本的近似估算值；在此基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化，將估算分配到各項(xiàng)活動(dòng)中，形成預(yù)算成本；在各階段進(jìn)行預(yù)算成本與完成成本的審計(jì)，管理和控制預(yù)算的變更。

成本估算和成本預(yù)算在項(xiàng)目計(jì)劃階段完成，此時(shí)，已經(jīng)有了項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、工作分解結(jié)構(gòu)、初步的項(xiàng)目管理計(jì)劃等，加上企業(yè)環(huán)境因素和組織過(guò)程資產(chǎn)，可作為進(jìn)行成本估算的輸入。軟件因其復(fù)雜性和難以度量等原因，準(zhǔn)確的成本估算是成本管理首先需要解決的問(wèn)題。多年項(xiàng)目管理中，我一般采用以下工具和技術(shù)進(jìn)行成本估算：依靠該領(lǐng)域?qū)＜业慕?jīng)驗(yàn)、直覺以及對(duì)所測(cè)算軟件項(xiàng)目的理解給出成本測(cè)算值的專家判斷法；將新的軟件項(xiàng)目與已完成的相似的項(xiàng)目進(jìn)行類比，用已完成項(xiàng)目的實(shí)際成本經(jīng)適當(dāng)調(diào)整作為新項(xiàng)目的成本測(cè)算值的類比估算法；“自下向上”和“自上向下”相結(jié)合的任務(wù)分解法。經(jīng)過(guò)成本估算，輸出項(xiàng)目成本估算結(jié)果（項(xiàng)目實(shí)時(shí)所需的所有資源、資源數(shù)量、成本等，以及可能的風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的意外成本支出），并對(duì)項(xiàng)目范圍、管理計(jì)劃等文件進(jìn)行修正。

在軟件項(xiàng)目的需求開發(fā)階段完成“用戶需求說(shuō)明書”的定義后，我們以此創(chuàng)建了WBS、并采用MicrosoftProject工具制定了初步的項(xiàng)目綜合計(jì)劃。工作量估算是成本估算的基礎(chǔ)，在該項(xiàng)目的成本估算過(guò)程中，我首先采用了類比估算法。因?yàn)橹耙藏?fù)責(zé)過(guò)類似信息系統(tǒng)的研發(fā)管理，同時(shí)已對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行了需求分析，所有能夠從產(chǎn)品包和活動(dòng)級(jí)別與類似系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)比，從而使得估算更加準(zhǔn)確。同時(shí)，從公司組件庫(kù)中提取了可重用組件直接使用在本項(xiàng)目中，節(jié)約了一定的人力、時(shí)間成本。單純的類別估算法可能會(huì)因開發(fā)團(tuán)隊(duì)、資源配置情況不同而產(chǎn)生誤差，所有，在本項(xiàng)目成本估算時(shí)我還采用了由各子模塊負(fù)責(zé)人及開發(fā)團(tuán)隊(duì)直接參與的任務(wù)分解法。其中，由于開發(fā)人員對(duì)模塊的理解較詳細(xì)，由他們直接參加，采用“自下向上”測(cè)算給出成本估算；另一方面，組織各子系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)理，采用“自上向下”的方法進(jìn)行成本估算。最終，根據(jù)項(xiàng)目綜合管理計(jì)劃，對(duì)三份成本估算結(jié)果進(jìn)行對(duì)比和調(diào)整，并在各方達(dá)成一致。例如，最終確定一個(gè)活動(dòng)的歷時(shí)估算時(shí)，針對(duì)參與過(guò)以往項(xiàng)目的程序員，必要時(shí)會(huì)參考其在以往類似工作中的績(jī)效信息，從多方面綜合評(píng)估，最終確定人員、歷時(shí)、資源的成本估算。成本估算的完成，進(jìn)一步細(xì)化項(xiàng)目綜合計(jì)劃，確定了活動(dòng)間的依賴關(guān)系、明確活動(dòng)的前置任務(wù)、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間和責(zé)任人。

3．成本預(yù)算

項(xiàng)目成本預(yù)算為項(xiàng)目管理者監(jiān)控項(xiàng)目提供了一個(gè)標(biāo)尺，它將資源按計(jì)劃分配到活動(dòng)中，并為管理、控制提供依據(jù)。在成本估算輸入項(xiàng)的基礎(chǔ)上，成本預(yù)算豐富了活動(dòng)成本估算和估算的支持性細(xì)節(jié)等輸入項(xiàng)，使得成本預(yù)算可以更加細(xì)化和精確。

成本預(yù)算主要活動(dòng)是將項(xiàng)目總成本分配到各項(xiàng)活動(dòng)中，并確定成本預(yù)算支出的時(shí)間計(jì)劃和累計(jì)預(yù)算成本，形成成本預(yù)算計(jì)劃。使用的工具包括成本總計(jì)、管理儲(chǔ)備等，并最終輸出成本基準(zhǔn)計(jì)劃、項(xiàng)目資金需求及對(duì)相關(guān)文檔的變更。

在該項(xiàng)目的成本預(yù)算過(guò)程中，我對(duì)估算成本按子系統(tǒng)、工作包、功能模塊、活動(dòng)自頂向下逐級(jí)分配的方式進(jìn)行，在分配過(guò)程中，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行訪談和確認(rèn)，以獲取責(zé)任人的承諾。過(guò)程中也出現(xiàn)了對(duì)部分估算的調(diào)整，針對(duì)這些調(diào)整，對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃等進(jìn)行了相應(yīng)的變更。估算階段工作量較大，經(jīng)驗(yàn)成分較多，粒度難以把握，這也是很多項(xiàng)目經(jīng)理人為“忽視”該活動(dòng)的重要原因。我認(rèn)為，磨刀不誤砍柴工，只有盡量將成本估算做好做細(xì)，才能為項(xiàng)目的成本管理提供依據(jù)和保障，防止過(guò)程中使資源的消耗出現(xiàn)不可控狀態(tài)。

4．成本控制

成本控制指對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)生的各種實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行對(duì)比分析，并及時(shí)對(duì)偏差進(jìn)行糾正，以使項(xiàng)目的時(shí)間成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)的管理過(guò)程。成本控制以成本基準(zhǔn)、績(jī)效分析報(bào)告、變更等為輸入，采用變更控制流程、績(jī)效測(cè)量與評(píng)估、預(yù)測(cè)技術(shù)為方法和手段，對(duì)計(jì)劃成本與實(shí)現(xiàn)成本的偏差進(jìn)行分析并及時(shí)制定糾正措施。

在該項(xiàng)目的成本控制活動(dòng)中，我首先為項(xiàng)目過(guò)程設(shè)置多個(gè)里程碑節(jié)點(diǎn)，在這些節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行績(jī)效測(cè)量和評(píng)估；通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)、周報(bào)等途徑和技術(shù)分析成本計(jì)劃執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)偏差后及時(shí)與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，分析偏差產(chǎn)生的原因，及時(shí)制定改進(jìn)和修正措施，從而保證了成本計(jì)劃執(zhí)行的可控和可度量。

該項(xiàng)目中我采用MicrosoftProject平臺(tái)作為綜合計(jì)劃管理的工具。某項(xiàng)任務(wù)在Project中都有其責(zé)任人、計(jì)劃開始和結(jié)束時(shí)間等信息。某項(xiàng)活動(dòng)正式發(fā)起時(shí)，由責(zé)任人修改該活動(dòng)的實(shí)際開始時(shí)間并在完成時(shí)填寫實(shí)際完成時(shí)間。作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，我定期對(duì)眾多的活動(dòng)和工作包的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行檢查；其次，綜合計(jì)劃中明確定義了周例會(huì)的時(shí)間，通過(guò)周例會(huì)，各子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人報(bào)告項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題；再次，綜合計(jì)劃中在項(xiàng)目的各關(guān)鍵點(diǎn)（如設(shè)計(jì)評(píng)審、系統(tǒng)集成）處設(shè)置里程碑節(jié)點(diǎn)，在該節(jié)點(diǎn)上對(duì)采用偏差分析、趨勢(shì)分析、掙值分析等技術(shù)對(duì)項(xiàng)目成本測(cè)量和評(píng)估。通過(guò)以上活動(dòng)，基本上能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況的及時(shí)了解和掌握，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并組織進(jìn)行分析，制定修正的措施。

該項(xiàng)目的成本控制活動(dòng)中，根據(jù)以往管理信息系統(tǒng)研發(fā)的經(jīng)驗(yàn)，還對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了重點(diǎn)跟蹤，并通過(guò)嚴(yán)格的變更控制流程有效降低了不可預(yù)見成本的支出。在本項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃階段，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目范圍、人力資源等目標(biāo)的分析，識(shí)別了一些項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)（例如，如何將各險(xiǎn)種所涉及的不同保險(xiǎn)公司原有數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、并責(zé)成各保險(xiǎn)公司針對(duì)新系統(tǒng)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口是在風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中識(shí)別的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)）。該風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因主要是原系統(tǒng)已經(jīng)投入使用多年，當(dāng)初的開發(fā)團(tuán)隊(duì)、技術(shù)資料可能已經(jīng)不復(fù)存在，無(wú)法實(shí)現(xiàn)接口的提供；該工作涉及不同的公司，在溝通、配合方面可能存在額外的成本等。對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行必要的跟蹤和管理，可以避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生引起項(xiàng)目成本的增加甚至項(xiàng)目的失敗。針對(duì)這些已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，我制定了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和應(yīng)對(duì)策略，針對(duì)可能發(fā)生的情況，預(yù)定了不同的成本預(yù)算，從而保證成本計(jì)劃的變更在可控和可預(yù)測(cè)的范圍內(nèi)。

“雄關(guān)漫道真如鐵而今邁步從頭越”，經(jīng)過(guò)這個(gè)項(xiàng)目的管理，我對(duì)項(xiàng)目成本管理的知識(shí)和應(yīng)用更加明確，而且深深地意識(shí)到作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，做好項(xiàng)目成本管理的重要性。在今后的工作中，我會(huì)再接再厲，把項(xiàng)目管理的知識(shí)領(lǐng)域應(yīng)用到工作實(shí)踐中去，為信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的光和熱。