1、事先制定一個例會制度,如確定例會的時間、參加人員范圍及一般議程等;
2、放棄可開可不開的會議;
3、明確會議的目的和期望結(jié)果;
4、發(fā)布會議通知,明確會議目的、時間、地點、參加人員、會議議程和議題等;
有一種被廣泛采用的決策方法是:廣泛征求意見,少數(shù)人討論,核心人員決策。許多會議不需要項目全體人員參加,因此需要根據(jù)會議的目的來確定參會人員的范圍。
5、在會議之前將會議資料發(fā)給參會人員,要求提前閱讀,直接在會上討論,以節(jié)約會議時間;
6、對于有異地成員參加或者需要演示的場合,可以借助視頻設(shè)備;
7、明確會議規(guī)則,如指定主持人,明確主持人的職責(zé),以對會議進(jìn)行有效控制;
8、會議要有紀(jì)要,會議后要總結(jié),提煉結(jié)論;
9、做好會議的后勤保障,如兼有聯(lián)絡(luò)感情的會議,可選擇一個合適的地點,提供餐飲、娛樂和禮品,制定一個有張有弛的會議議程等。
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