采購管理是根據(jù)項目的實際需求采購相關產(chǎn)品的過程。在IT項目中，采購的一般有硬件、軟件產(chǎn)品、組件、項目分包、網(wǎng)絡綜合布線、技術服務等。它根據(jù)項目的《費用管理計劃書》、《軟件需求規(guī)格說明書》、《項目招標說明書》、《項目總體計劃》、《項目工作分解》（項目管理計劃中的工作結構）等與項目需求、費用有關的材料制定。

1.1 采購規(guī)劃

采購規(guī)劃一般是制定項目實施過程中的采購計劃，包括采購的對象、數(shù)量、價格、采購方式等。它一般從確定中標開始規(guī)劃，在需求調(diào)研結束后甚至概要設計完成后，需要制定詳細的采購規(guī)劃。

1.1.1 主要工作

(1) 根據(jù)《招標書》計劃采購的對象，并確定采購的數(shù)量、價格、采購方式。這方面主要是硬件設備、軟件產(chǎn)品（如：殺毒軟件）、網(wǎng)絡綜合布線等。

(2) 根據(jù)需求調(diào)研的結果計劃采購的對象，并確定采購的數(shù)量、價格、采購方式。這方面主要是軟件產(chǎn)品（如：OA子系統(tǒng)等）、技術服務（如：數(shù)據(jù)錄入、硬件高度等）。

(3) 根據(jù)概要設計的結果計劃采購的對象，并確定采購的數(shù)量、價格、采購方式。這方面主要是組件（如：數(shù)據(jù)訪問組件）、技術服務（咨詢、培訓等）、軟件產(chǎn)品（如：代碼生成器等）。

1.1.2 主要成果

(1) 項目采購管理中的采購內(nèi)容，包括采購對象、數(shù)量、價格、采購方式。

1.2 發(fā)包管理

把采購的內(nèi)容及要求發(fā)布。

1.2.1 主要工作

(1) 把采購的內(nèi)容分成采購包。如：綜合布線、硬件、某一軟件產(chǎn)品等。

(2) 把計劃好的采購包分別發(fā)布。包括采購對象、數(shù)量、價格要求、供應商要求、采購方式等。

(3) 對于響應的供應商進行記錄。這要注意幾點：

1) 供應商的規(guī)模及資質(zhì)（特別是硬件），如果是硬件，需要考慮供應商與項目的實施地點的問題。

2) 供應商的誠信，需要多方了解。

3) 以往與供應商的合作，特別是硬件或軟件模塊外包。避免后期服務跟不上。

1.2.2 主要成果

(1) 采購包及其發(fā)布的信息

(2) 供應商列表及介紹

1.3 詢價

對響應的供應商進行詢價，并作對比。

1.3.1 主要工作

(1) 對響應的供應商進行詢價。一般采用多人同時詢價的形式，以免私人操作。

(2) 價格匯總并進行對比。

(3) 確定目標供應商。這一般是多家的。

1.3.2 主要成果

(1) 供應商價格對比

(2) 目標供應商資料

1.4 采購

按采購方式對發(fā)布的采購包進行采購工作。

1.4.1 主要工作

(1) 按采購方式辦理相關采購流程。如：講標的形式、談判的形式、單一采購的形式。

(2) 簽訂采購合同。

(3) 交付產(chǎn)品或提供服務。

1.4.2 主要成果

(1) 采購的產(chǎn)品

(2) 簽訂的合同

1.5 合同管理

對采購中產(chǎn)生的合同進行管理。

1.5.1 主要工作

(1) 執(zhí)行合同中的相關事宜。如：付款、獲取產(chǎn)品或服務。

(2) 合同變更、終止。出現(xiàn)相關情況，一般需要按公司的行政流程辦完相關手續(xù)，然后與合同方辦理合同變更、終止。

(3) 合同結束。這一般需要按公司的行政流程辦完相關手續(xù)，然后與合同方辦理相關事宜，如：尾款的交付等。

1.5.2 主要成果

(1) 合同執(zhí)行中產(chǎn)生的成果

(2) 合同變更資料

(3) 結束的合同

1.6 心得體會

1.6.1 硬件供應商的選擇

硬件采購中一般需要考慮以下問題：

(1) 業(yè)主的主要負責人是否有意向的供應商，且此供應商符合各方面的要求。

(2) 業(yè)主即使無潛在意向，但一直有合作良好的供應商，如果有可以優(yōu)化考慮。

(3) 業(yè)主的負責人與兄弟單位有良好的關系，而兄弟單位有良好的供應商也需要優(yōu)化考慮。

項目經(jīng)理在與客戶前期接觸時需要以適當?shù)姆绞綄Υ诉M行了解，并確定合作前與業(yè)主充分溝通好。

特別是經(jīng)常使用或有可能經(jīng)常有故障、需要配置的硬件，如：LED、專業(yè)路由器等，需要考慮以下問題：

(1) 供應商的規(guī)模及資質(zhì)（特別是硬件），如果是硬件，需要考慮供應商與項目的實施地點的問題。

(2) 供應商的誠信，需要多方了解。

(3) 以往與供應商的合作，特別是硬件或軟件模塊外包。避免后期服務跟不上。

以上因素都會對推進項目實施起到一定的作用。特別是硬件出現(xiàn)問題，以上因素的考慮會起到很大的作用。

1.6.2 軟件分包商的選擇

(1) 考慮與本公司有長期合作的合作方。

(2) 選擇與業(yè)主有長期合作的合作方，如果這樣，則要事先與業(yè)主溝通好。

(3) 項目經(jīng)理選擇關系熟悉的合作方。