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論項(xiàng)目管理的采購(gòu)管理

【摘要】

2018年3月，我參加了xx銀行xx省分行的數(shù)據(jù)中臺(tái)項(xiàng)目，并擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。該項(xiàng)目歷時(shí)10個(gè)月，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)500萬(wàn)元。該項(xiàng)目通過(guò)構(gòu)建集實(shí)時(shí)探查、多維報(bào)表展示和分析挖掘于一體的數(shù)據(jù)中臺(tái)，解決了業(yè)務(wù)前臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性高、靈活可自定義的要求，與后臺(tái)批量系統(tǒng)響應(yīng)速度慢，交付方式單一之間的矛盾。項(xiàng)目于2018年12月順利通過(guò)業(yè)主方的驗(yàn)收，并得到了業(yè)主方的一致好評(píng)。項(xiàng)目的成功，離不開(kāi)我成功的采購(gòu)管理。本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合作者的實(shí)際項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，討論項(xiàng)目的采購(gòu)管理，分別從規(guī)劃采購(gòu)管理、實(shí)施采購(gòu)、控制采購(gòu)和結(jié)束采購(gòu)四個(gè)方面進(jìn)行闡述。

【正文】

2018年3月，我以項(xiàng)目經(jīng)理的身份參加了xx銀行xx省分行的數(shù)據(jù)中臺(tái)項(xiàng)目。該項(xiàng)目歷時(shí)10個(gè)月，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)500萬(wàn)。通過(guò)該項(xiàng)目，我們搭建了數(shù)據(jù)中臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)的、靈活可配的數(shù)據(jù)查詢，支持多維分析并提供多種圖表的報(bào)表展示，以及沉淀共性數(shù)據(jù)、提供多種訓(xùn)練模型的分析挖掘，實(shí)現(xiàn)了前臺(tái)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和后臺(tái)批量加工的有機(jī)融合，為全行各業(yè)務(wù)條線和各分支機(jī)構(gòu)在開(kāi)展客戶營(yíng)銷、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)管控、分析報(bào)告和監(jiān)管報(bào)送提供了有力的數(shù)據(jù)支持，為管理決策和經(jīng)營(yíng)分析提供了便捷的數(shù)據(jù)服務(wù)。

系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)，以O(shè)racle數(shù)據(jù)庫(kù)為支撐，符合“金保工程”技術(shù)規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開(kāi)發(fā)過(guò)程應(yīng)用輕量級(jí)J2EE架構(gòu)，采用Spring進(jìn)行中間層（業(yè)務(wù)層）建設(shè)，應(yīng)用服務(wù)器是DELL塔式商用服務(wù)器，業(yè)務(wù)邏輯采用JAVA技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

項(xiàng)目采用矩陣型組織架構(gòu)，從各個(gè)職能部門抽取骨干組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。其中，需求小組s人，開(kāi)發(fā)小組1Q人，測(cè)試小組s人，實(shí)施小組2人，質(zhì)量和配置小組2人。由于該項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此項(xiàng)目的采購(gòu)管理就顯得尤為重要。除了對(duì)其他管理領(lǐng)域恪盡職守的管理之外，我特別對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)管理做了以下四個(gè)方面的管理：

一、規(guī)劃采購(gòu)管理

俗話說(shuō)，好的開(kāi)始是成功的一半。那么，一個(gè)完備的、得到各方認(rèn)可的采購(gòu)管理計(jì)劃就是采購(gòu)實(shí)施成功的一半。由于本項(xiàng)目需要采購(gòu)的軟、硬件產(chǎn)品眾多，因此規(guī)劃采購(gòu)管理就顯得尤為重要。在項(xiàng)目的開(kāi)始，我組織項(xiàng)目相關(guān)的干系人，根據(jù)項(xiàng)目章程、項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，對(duì)本項(xiàng)目需要采購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行了識(shí)別，明白了采購(gòu)的對(duì)象及質(zhì)量要求，然后根據(jù)進(jìn)度計(jì)劃制定了采購(gòu)管理計(jì)劃和采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)。需要注意的是，采購(gòu)的規(guī)劃不可能一開(kāi)始就能形成最終版本，而是隨著項(xiàng)目的推進(jìn)不斷的完善。在項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)上，我都會(huì)組織干系人召開(kāi)會(huì)議，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度完善采購(gòu)計(jì)劃和工作說(shuō)明書(shū)。這樣，既保證了采購(gòu)計(jì)劃的完備性和準(zhǔn)確性，又確保采購(gòu)能夠滿足所有干系人的要求。

二、實(shí)施采購(gòu)

我們根據(jù)采購(gòu)管理計(jì)劃和工作說(shuō)明書(shū)，編寫(xiě)了標(biāo)書(shū)。由于銀行業(yè)務(wù)的特殊性，我們采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，每項(xiàng)產(chǎn)品和服務(wù)都從該銀行的資源池中選取了3到5家廠商參與投標(biāo)，并邀請(qǐng)有意向的投標(biāo)人組織了投標(biāo)人會(huì)議，對(duì)廠商的疑問(wèn)進(jìn)行了解答，保證招投標(biāo)雙方對(duì)采購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù)的理解一致。在嚴(yán)格遵守招投標(biāo)相關(guān)的法律法規(guī)和該銀行制度的前提下，我們通過(guò)開(kāi)展談判、評(píng)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)等一系列活動(dòng)，選出了滿足要求的廠商，簽訂了合同。在本項(xiàng)目的采購(gòu)中，我特別關(guān)注以下三點(diǎn)：一是產(chǎn)品和服務(wù)不能過(guò)多依賴一家或幾家的供應(yīng)，而是采用多家組合的方式。因?yàn)槿绻麅H僅依賴一家或少數(shù)幾家的話，如果產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、進(jìn)度出現(xiàn)問(wèn)題，必然會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度；二是通過(guò)加權(quán)系統(tǒng)減少人為偏見(jiàn)帶來(lái)的影響，選擇領(lǐng)域內(nèi)資質(zhì)雄厚、信譽(yù)良好的廠商；三是建立“供方檔案”系統(tǒng)，從供方名稱、產(chǎn)品或服務(wù)名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、供貨日期、供貨數(shù)量、供貨價(jià)格等多方面，備案選中賣方的信息。

三、控制采購(gòu)

我們根據(jù)前期制定的項(xiàng)目管理計(jì)劃，以及簽訂的合同，采用定期的審計(jì)和不定期的檢查相結(jié)合的方式，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行管理和監(jiān)督。針對(duì)那些履行不到位之處，我們首先會(huì)詳細(xì)記錄出現(xiàn)的問(wèn)題，然后有理有據(jù)的和廠商溝通，爭(zhēng)取一個(gè)雙方都能接受的結(jié)果。本項(xiàng)目中就出現(xiàn)由于廠商對(duì)Hadoop的細(xì)節(jié)理解不夠到位，導(dǎo)致進(jìn)度受到影響的問(wèn)題。出現(xiàn)這種情況之后，我們一方面及時(shí)向業(yè)主方匯報(bào)處理進(jìn)度，另一方面積極配合廠商一起定位問(wèn)題，并向開(kāi)源社區(qū)求助，最終找到了解決辦法。但是項(xiàng)目的進(jìn)度因此被耽誤了一周的時(shí)間。我們根據(jù)簽訂的合同條款，在取得了業(yè)主方認(rèn)可的情況下，要求廠商按照規(guī)定增加駐場(chǎng)工程師數(shù)量，并延長(zhǎng)了維保期限。

四、結(jié)束采購(gòu)

當(dāng)采購(gòu)的產(chǎn)品到貨后，我會(huì)同業(yè)主方、供貨方一起在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行了驗(yàn)收。首先對(duì)設(shè)備的外包裝進(jìn)行檢查，檢查設(shè)備和附件的表面是否有殘損、銹蝕或者碰傷的痕跡，并進(jìn)行拍照、記錄存檔；其次對(duì)設(shè)備進(jìn)行加電運(yùn)行，按照其功能進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)不同批次的產(chǎn)品按照批次進(jìn)行抽檢。當(dāng)合同驗(yàn)收完成后，我們向供貨方發(fā)出正式的書(shū)面通知，完成尾款的結(jié)算。然后再對(duì)合同文檔進(jìn)行歸檔，并對(duì)本次的采購(gòu)管理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

【結(jié)束語(yǔ)】

經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)10個(gè)月，項(xiàng)目于2018年12月通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，為用戶構(gòu)建了一個(gè)功能強(qiáng)大、擴(kuò)展性強(qiáng)、管理完善的數(shù)據(jù)中臺(tái)，得到了業(yè)主的一致好評(píng)。該項(xiàng)目的成功，離不開(kāi)我成功的采購(gòu)管理。當(dāng)然，項(xiàng)目也存在一些不足之處。比如，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，有三名員工由于自身原因突然離職，導(dǎo)致項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度出現(xiàn)了一些小問(wèn)題。還有，由于采購(gòu)的服務(wù)器在運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，導(dǎo)致環(huán)境搭建的進(jìn)度有些許的滯后。不過(guò)，經(jīng)過(guò)我后期的糾偏，這些問(wèn)題并未對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。我會(huì)在今后的學(xué)習(xí)和工作中，不斷的提升自己的業(yè)務(wù)水平和管理水平，為我國(guó)信息化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

【備注】

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