摘要：

2013年10月，我參與了“A大學(xué)綜合教務(wù)管理信息系統(tǒng)”項(xiàng)目的建設(shè)，在項(xiàng)目中擔(dān)任了項(xiàng)目經(jīng)理職務(wù)。該項(xiàng)目作為A大學(xué)信息化建設(shè)的重要組成之一，受到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。系統(tǒng)基于Internet/Intranet校園網(wǎng)結(jié)構(gòu)，采用了C/S和B/S結(jié)合的架構(gòu)，適合于該校多校區(qū)、地域分散的特點(diǎn)。

成本管理是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，成本也是衡量一個(gè)項(xiàng)目是否成功的重要指標(biāo)之一。本文以該項(xiàng)目為實(shí)例，結(jié)合自己的實(shí)踐，介紹了在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)制定并實(shí)施規(guī)范的成本管理辦法,計(jì)劃階段做好成本估算和預(yù)算工作，實(shí)施階段對(duì)成本進(jìn)行有效地跟蹤和控制以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行必要的管理，并充分利用公司的歷史經(jīng)驗(yàn)等，實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目成本的有效管理和控制。最終順利完成項(xiàng)目，為公司贏得近60萬(wàn)元利潤(rùn)。

正文：

A大學(xué)為實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化，大大提高教務(wù)管理工作的質(zhì)量與效率，作為該校信息化建設(shè)的重要組成部分，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持下，“A大學(xué)綜合教務(wù)管理信息系統(tǒng)”項(xiàng)目啟動(dòng)了。項(xiàng)目總投資560萬(wàn)元，要求在2014年7月1日前完工并投入運(yùn)行。 校方要求基于Internet/Intranet校園網(wǎng)結(jié)構(gòu)，采用較先進(jìn)的技術(shù)，建設(shè)一個(gè)完整統(tǒng)一、高效穩(wěn)定、安全可靠的教務(wù)管理信息系統(tǒng)。該綜合教務(wù)管理信息系統(tǒng)主要由招生管理子系統(tǒng)、學(xué)籍管理子系統(tǒng)、教學(xué)培養(yǎng)計(jì)劃管理子系統(tǒng)、排課及教學(xué)資源管理子系統(tǒng)、事務(wù)處理子系統(tǒng)和教務(wù)信息發(fā)布傳遞提交子系統(tǒng)等組成，為全校所有學(xué)生、教師和各級(jí)教務(wù)管理部門構(gòu)筑一個(gè)大容量、全面、便捷和快速的公共教務(wù)服務(wù)平臺(tái)。

我所在公司中標(biāo)了該教務(wù)管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目，通過(guò)公司的項(xiàng)目經(jīng)理競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制，我有幸獲得了公司領(lǐng)導(dǎo)和校方的信任，成為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，全面主持項(xiàng)目的管理工作。在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和校方的密切配合下，我與項(xiàng)目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，經(jīng)過(guò)近8個(gè)月的努力，該項(xiàng)目終于在2014年6月15日建設(shè)完成并全面通過(guò)了驗(yàn)收，目前系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。項(xiàng)目實(shí)際花費(fèi)約500萬(wàn)元，為公司掙得了近60萬(wàn)元的利潤(rùn)。

成本管理是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，主要包括成本估算、成本預(yù)算和成本控制等過(guò)程，其目的是通過(guò)執(zhí)行這些過(guò)程和使用一些項(xiàng)目管理方法和工具來(lái)改進(jìn)項(xiàng)目的成本績(jī)效。對(duì)這次教務(wù)管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目，由于開發(fā)人員對(duì)相關(guān)的技術(shù)掌握的比較好，有幾個(gè)項(xiàng)目組成員還有過(guò)類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，所以我們的整體目標(biāo)是在達(dá)到項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度和質(zhì)量指標(biāo)的前提下，通過(guò)制定并實(shí)施規(guī)范的成本管理辦法,計(jì)劃階段做好成本估算和預(yù)算工作，實(shí)施階段對(duì)成本進(jìn)行有效地跟蹤和控制以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行必要的管理，并充分利用公司的歷史經(jīng)驗(yàn)等，盡可能使項(xiàng)目的實(shí)際成本降到最低，為公司掙得最大的利潤(rùn)。

一、樹立全員成本意識(shí)，制定并實(shí)施規(guī)范的成本管理辦法

為了更有效地對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行管理和控制，我意識(shí)到：必須對(duì)項(xiàng)目組所有成員進(jìn)行經(jīng)營(yíng)教育，強(qiáng)化他們的經(jīng)營(yíng)意識(shí)。根據(jù)公司的情況和這次項(xiàng)目的特點(diǎn)，我制定了有針對(duì)性的項(xiàng)目成本管理辦法，使項(xiàng)目的成本管理和控制有章可循、有據(jù)可查。嚴(yán)格按照WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行層層落實(shí)，并依次指定相關(guān)負(fù)責(zé)人，在落實(shí)任務(wù)的同時(shí)，也落實(shí)了完成任務(wù)所需要的成本預(yù)算，這樣就形成了一個(gè)以項(xiàng)目經(jīng)理為核心的成本管理體系。對(duì)表現(xiàn)突出的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并與年終的績(jī)效考核掛鉤，徹底打破過(guò)去那種干好干壞一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣的局面，充分調(diào)動(dòng)了成員的積極性和主動(dòng)性，使大家共同為項(xiàng)目管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

二、將成本估算和預(yù)算工作做得更準(zhǔn)確細(xì)致

準(zhǔn)確細(xì)致的成本估算和預(yù)算對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中有效管理和控制項(xiàng)目成本起到了十分重要的作用。在進(jìn)行成本估算和預(yù)算工作時(shí)，我們使用了一些基本的方法和工具，如在進(jìn)行成本估算時(shí)使用了類比估算法、資源單價(jià)法和自上而下估算法等，以及項(xiàng)目管理軟件MS

Project 2013。除了這些基本的方法和工具外，我意識(shí)到成本估算和成本預(yù)算的準(zhǔn)確細(xì)致程度還取決于設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生的其他工作產(chǎn)物如項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）等的質(zhì)量。在這些設(shè)計(jì)階段增加一些工作量會(huì)增加設(shè)計(jì)階段的成本，但設(shè)計(jì)質(zhì)量的提高可能會(huì)大大減少項(xiàng)目實(shí)施階段的成本發(fā)生額。所以，在該項(xiàng)目的計(jì)劃階段，我們適當(dāng)增加了一些工作量，如在創(chuàng)建WBS過(guò)程中，我們把招生管理、事務(wù)處理等某些子系統(tǒng)的最底層分解到了“工作包”的級(jí)別，分解時(shí)以任務(wù)范圍、資源相對(duì)獨(dú)立和容易受控為準(zhǔn)。以充分利用兩種成本之間的此消彼長(zhǎng)關(guān)系，使項(xiàng)目的預(yù)期收益最大化。

三、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行有效地管理和監(jiān)控

在該項(xiàng)目的管理中，我們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了必要的管理，以避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生造成項(xiàng)目成本的增加或超支。該綜合教務(wù)管理信息系統(tǒng)的涉及面非常廣泛，從學(xué)生的各類信息管理、教師的教學(xué)管理，到校教務(wù)處、各學(xué)院的教學(xué)計(jì)劃管理和各類事務(wù)處理，以及學(xué)校的教學(xué)資源管理，還包括網(wǎng)上選課、排課和教務(wù)信息發(fā)布、傳遞、提交等功能，而且各功能之間都存在著一定的聯(lián)系。所以，在項(xiàng)目初期，很難將需求和范圍定義的十分清晰。為了讓項(xiàng)目組成員在各階段保持良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，我嘗試采用了“十大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)跟蹤”，把項(xiàng)目中各主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)粘貼在公告欄上。在項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程中，我們把所遇到的風(fēng)險(xiǎn)事件及時(shí)通過(guò)電話或Email通知校方負(fù)責(zé)人，并定期與校方負(fù)責(zé)人和相關(guān)代表進(jìn)行面對(duì)面溝通，以盡快落實(shí)未明確的部分需求。事實(shí)表明，這些做法的效果是非常明顯的，未明確的需求都較快得到了解決并達(dá)成了共識(shí)，從而有效控制了風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目成本的消極影響。

四、實(shí)施階段對(duì)成本進(jìn)行有效地跟蹤和控制

項(xiàng)目實(shí)施階段需要進(jìn)行成本的跟蹤和控制。為了更方便地對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行跟蹤以及與計(jì)劃費(fèi)用進(jìn)行比較并分析，我使用了項(xiàng)目管理軟件MS Project 2013。我要求項(xiàng)目組成員在每周五下班前通過(guò)MS Project 2013的IE客戶端對(duì)各自的本周任務(wù)完成情況和下周任務(wù)計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)。我經(jīng)常把各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)際完成數(shù)據(jù)輸入到成本和進(jìn)度計(jì)劃中，MS Project 2013自動(dòng)進(jìn)行掙值分析，及時(shí)獲得了成本和進(jìn)度的偏差和績(jī)效指數(shù)，以便在情況變壞之前能夠及時(shí)采取糾正措施。對(duì)發(fā)生成本偏差的工作包，首先進(jìn)行偏差分析，找出偏差發(fā)生的根本原因，然后有針對(duì)性的采取糾正措施，必要時(shí)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)成本基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整和修改，以便從整體上更好地把握項(xiàng)目的成本績(jī)效。

由于公司有過(guò)類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，只是項(xiàng)目的規(guī)模較小，技術(shù)也不是很先進(jìn)，但仍然很值得我們?nèi)ダ?。例如，在進(jìn)行成本估算時(shí)，我們就參考了以往項(xiàng)目的成本估算模板，并對(duì)其進(jìn)行了改進(jìn)，以適應(yīng)較大規(guī)模的項(xiàng)目；在進(jìn)行網(wǎng)上選課功能的設(shè)計(jì)時(shí)，就采用了以往的設(shè)計(jì)模式。另外，還復(fù)用了很多有用的東西，如公共基礎(chǔ)代碼包、權(quán)限控制模塊等。這些都大大提高了進(jìn)度，降低了項(xiàng)目成本。

“A大學(xué)綜合教務(wù)管理信息系統(tǒng)”于2014年6月15日建設(shè)完成并全面通過(guò)了驗(yàn)收，項(xiàng)目實(shí)際總成本約110萬(wàn)元，為公司掙得了近50萬(wàn)元的利潤(rùn)。目前系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，受到了校方的一致好評(píng)。由此，我和項(xiàng)目組其他一些成員得到了公司董事會(huì)的嘉獎(jiǎng)。這個(gè)項(xiàng)目的成功得益于在項(xiàng)目過(guò)程的各個(gè)階段，從以上幾個(gè)方面對(duì)成本進(jìn)行了有效的管理和控制。在以后的工作中，我將繼續(xù)努力學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)為我國(guó)的信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。