摘要：
2015年1月，深圳市交警局交通科研所開展了交通信息采集與信息共用平臺項目以下簡稱”平臺項目的開發(fā)工作，該平臺項目是在多個現(xiàn)有交通監(jiān)控系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)整合及匯總的基礎(chǔ)上，按照業(yè)務(wù)要求，以一定的算法對交通歷史數(shù)據(jù)作出融洽、加工及統(tǒng)計分析等操作。為用戶提供實(shí)時、準(zhǔn)確的市區(qū)內(nèi)整體交通狀況，實(shí)現(xiàn)智能化交通管理及監(jiān)控。我有幸參與了解這個項目的建設(shè)，主要負(fù)責(zé)其中的項目采購管理和合同管理工作。

項目采購是從項目組織外部購買項目所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過程，通過采購?fù)鈫挝坏漠a(chǎn)品或服務(wù)，以滿足自身業(yè)務(wù)的需求，提高自身業(yè)務(wù)能力水平和效益。合同管理則是確保供方的執(zhí)行符合合同的要求的過程。本文通過描述了本平臺項目的項目采購管理過程，詳細(xì)論述了項目中的采購管理和合同管理，以及采取的策越和步驟。同時，就本項目的采購管理和合同管理出現(xiàn)的問題和相應(yīng)措施進(jìn)行了一下反思。

正文：
2015年1月，我參與了深圳市交警局交通科技研究所的平臺項目的建設(shè)工作。在本平臺項目建設(shè)之前，該交警局就已有多個交通應(yīng)用系統(tǒng)，如：ATC及SMOOTH交通監(jiān)控系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化車牌識別系統(tǒng)、交通誘導(dǎo)系統(tǒng)及OCTV人工錄入系統(tǒng)等。盡管這些系統(tǒng)在各自的領(lǐng)域里都能各司其職，但系統(tǒng)間彼此孤立，其交通信息數(shù)據(jù)的共享性和整合性較差，建設(shè)之初并且有考慮對市區(qū)整體交通信息數(shù)據(jù)的分析和利用。因此，就有必要建設(shè)一個能夠充分整合現(xiàn)有交通應(yīng)用系統(tǒng)各類交通信息的綜合信息平臺，以便實(shí)現(xiàn)各類交通信息的開發(fā)和共享。同時，通過平臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作，把更完整、可靠的數(shù)據(jù)發(fā)送給外部發(fā)布系統(tǒng)，做到更加準(zhǔn)確和及時的交通監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)智能化交通管理。

交通科技研究所是交警局一附屬企業(yè)，主要負(fù)責(zé)交警局新建系統(tǒng)項目的開發(fā)管理及對現(xiàn)有系統(tǒng)的維護(hù)。本所具有一定的開發(fā)能力，也有一些項目管理的經(jīng)驗(yàn)，但人手較少，現(xiàn)有技術(shù)骨干人員手頭上都有相關(guān)的項目在管理和維護(hù)中。更為關(guān)鍵的是：本市8月中旬將舉行世界大學(xué)生運(yùn)動會，根據(jù)交警局領(lǐng)導(dǎo)的批示，本平臺項目必須在6月底上線，試運(yùn)行一個月后，就要正式投入大運(yùn)會交通監(jiān)控管理的工作中。鑒于項目工期較緊迫，而且項目非常強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和成熟性，我所經(jīng)過幾次研討會議，決定通過向外單位采購方式解決項目需求。

采購策略可分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購，招標(biāo)采購就是由我方提出招標(biāo)條件和要求，由多方供應(yīng)商參與投標(biāo)。通過招標(biāo)的方式，我方能獲得比較合理的價格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時也可以促進(jìn)供應(yīng)商之間的公平競爭。非招標(biāo)方式多用于標(biāo)識規(guī)格的產(chǎn)品采購，通過市場多方詢價的方式，選擇供應(yīng)商，相對比較簡單方便。而對于項目的采購管理過程而言，則可分為6個過程：

采購計劃編制：確定是否采購，采購什么，如何采購、何時采購等問題；合同編制：包括準(zhǔn)備招標(biāo)、詢價所需要的文件和確定合同簽訂的評估標(biāo)準(zhǔn)。記錄項目對于產(chǎn)品和服務(wù)的需求，并且尋找潛在的供應(yīng)商；招標(biāo)：依法公平、公正、公開地進(jìn)行招標(biāo)工作，發(fā)布項目采購招標(biāo)書，接受供應(yīng)商的投標(biāo)書；供方選擇：按照科學(xué)、合理的評估標(biāo)準(zhǔn)，組織相關(guān)專家進(jìn)行評標(biāo)活動，審查、比較所有投標(biāo)書，選擇綜合能力及性價比較高的供應(yīng)商與之談判并簽訂最終合同；合同公里：合同管理是依據(jù)簽署的協(xié)議，確保供方的項目建設(shè)活動符合合同要求的一系列過程；合同收尾：包括確認(rèn)產(chǎn)品或服務(wù)是否符合合同要求，以及對項目管理過程的收尾。

采購工作說明書，是根據(jù)項目范圍說明書、WBS和WBS字典制定而成。說明書詳細(xì)地規(guī)定了采購項目，以便潛在的供方確定他們是否有能力提供項目。項目合同就是定義買賣雙方各自義務(wù)的協(xié)議，對于供應(yīng)商而言，就是定義其提供的指定產(chǎn)品或服務(wù)，項目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、款項交付等事項的協(xié)議。項目合同是項目的采購管理計劃得以瞎利實(shí)施的保證。

綜合項目的復(fù)雜程度和專業(yè)性，我所決定通過招標(biāo)方式，選擇實(shí)力及規(guī)模較大的行業(yè)領(lǐng)先軟件企業(yè)作為項目的軟件供應(yīng)商。對于硬件設(shè)備，其價格比較透明，技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，購買及維護(hù)也比較方便。因此，我們決定自行通過國內(nèi)代理商訂購所需產(chǎn)品。

對于項目的采購過來工作而言，其成敗的關(guān)鍵在于采購計劃編制活動、招標(biāo)活動的科學(xué)合理的安排以及對項目采購合同的完善管理：

一、充分了解項目狀況和項目實(shí)際需求，做好采購計劃編制。

在編制采購計劃前，我們組織相關(guān)行業(yè)特別是有同類型項目經(jīng)驗(yàn)的專家，對平臺項目的開發(fā)成本做了估算。一方面，估算平臺大致成本，以便檢查是否有直接預(yù)算支持；另一方面，也

可以作為合同的一個約束條件，控制項目成本。經(jīng)過多次商討，定出成本估算值，并決定采用固定總價合同類型。

編制項目采購計劃最忌“關(guān)起門來，自作自受”，詳細(xì)、科學(xué)、合理的采購計劃是以項目實(shí)際情況作為立足點(diǎn)的。特別是對本平臺項目，涉及多個不同的應(yīng)用系統(tǒng)，用戶類型和交涉的部門都比較多。因此，在制定采購計劃前，我們多次走訪各部門業(yè)務(wù)人員，并特別就業(yè)務(wù)關(guān)鍵崗位進(jìn)行了全方位的學(xué)習(xí)和深入了解。這大大方便了我們界定清楚項目范圍，制作出初步的項目范圍說明書，并以其為基礎(chǔ)制作項目采購工作說明書及采購管理計劃。

二、科學(xué)、合理的招標(biāo)過程，是為了通過公平、公開的競爭，讓優(yōu)秀的供應(yīng)商脫穎而出，這也是獲得優(yōu)質(zhì)的項目成果的關(guān)鍵。

在招標(biāo)過程中，我們先在本市的政府采購中心網(wǎng)站登記相關(guān)招標(biāo)信息，并舉行了最初的供應(yīng)商碰頭會，以便我們就參與投標(biāo)的各個供應(yīng)商一個初步了解，也有利于潛在供應(yīng)商對我們的項目有一個清晰、共同的理解。投標(biāo)之前，我們同行業(yè)專家就相關(guān)競標(biāo)企業(yè)進(jìn)行了摸底排查，大致對其規(guī)模和實(shí)力有一定的了解。同時，就平臺項目的實(shí)際情況，制定了評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)及策略。招標(biāo)過程中，我們先根據(jù)本行業(yè)信息系統(tǒng)的要求，設(shè)置篩選系統(tǒng)要求競標(biāo)企業(yè)必須擁有計算機(jī)信息系統(tǒng)集成二級（或以上）資質(zhì)和國家涉密計算機(jī)系統(tǒng)集成乙級或以上資質(zhì)。然后依據(jù)前期研討會確定的項目技術(shù)參數(shù)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，按照重要程度對每一個評價標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定一個權(quán)重，按照供方所得項目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)綜合分，結(jié)合項目建設(shè)價格作為選擇供方的依據(jù)。

經(jīng)過幾輪評選活動后，我們選擇了一家規(guī)模和實(shí)力較大，技術(shù)綜合得分及性價比都比較高的A公司作為本平臺項目的供方。A公司作為本行業(yè)的領(lǐng)先者，擁有多個類似項目的成功案例，而且之前也和本市警局做過其他業(yè)務(wù)項目，用戶口碑和行業(yè)評價都比較好。因?yàn)橹芭c交警局有過合作項目，也比較熟悉我方的采購管理流程。

三、合同管理是確保供方的執(zhí)行符合合同要求的過程，是規(guī)范供方項目建設(shè)行為的標(biāo)準(zhǔn)。

鑒于本平臺項目的特殊情況，在本合同中，我們特別強(qiáng)調(diào)平臺項目的交付期和質(zhì)量。平臺項目開發(fā)期從2015年1月中旬開始，計劃6月底交付系統(tǒng)并進(jìn)行試運(yùn)行。合同的付款方式，我們按照這一的模式進(jìn)行：附有首付款，按照項目關(guān)鍵里程碑設(shè)置多個進(jìn)度款，每個里程碑能如期完成的支付特定額度的款項一般為合同的20%-30%。未能按期完成的，按照進(jìn)度情況處于相應(yīng)罰款。平臺項目能如期充工，并順利通過試運(yùn)行及驗(yàn)收，按合同說明共支付90%的合同額。項目建設(shè)完成后，留10%作為尾款，在供方免費(fèi)維護(hù)期過后一年付清。系統(tǒng)開發(fā)過程中涉及交警局的機(jī)密信息和部分執(zhí)法信息，對此，我們也做了信息保密的要求。在多方共同合作努力下，平臺項目在2015年6月底順利通過驗(yàn)收，基本實(shí)現(xiàn)了合同協(xié)議和項目范圍說明書的要求。經(jīng)過一個月的試運(yùn)行后，正式投入使用，并在大運(yùn)會期間獲得良好的實(shí)用效果，得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和國外來賓的高度評價。

我也就項目采購管理過程的一些不足之處進(jìn)行了反思，例如：合同管理中，我們就A公司一些不符合合同要求的現(xiàn)象，在未經(jīng)溝通情況下，對其進(jìn)行了處罰。A公司認(rèn)為是雙方溝通不到位造成的，所以對單方面的處罰多有微詞。經(jīng)過這次項目建設(shè)，我體會到，項目合同不應(yīng)該成為甲方的“棒子”，而是作為雙方共同為項目目標(biāo)努力的標(biāo)尺，這也是項目采購管理的成功保障。

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