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信息系統(tǒng)項目溝通管理之變更控制管理案例
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閱讀以下關于信息系統(tǒng)項目管理過程中項目變更控制和客戶溝通管理問題的敘述，回答問題1至問題2。
C公司主要從事電子政務應用系統(tǒng)和金融信息系統(tǒng)等方向的研發(fā)。正在進行該市某政府機關的辦公自動化系統(tǒng)研發(fā)，系統(tǒng)主要由公文管理、檔案管理、公共信息、會議管理、領導辦公、電子郵件、個人辦公、業(yè)務管理、事務預警系統(tǒng)管理等子系統(tǒng)組成。
由于C具有較好的技術和產(chǎn)品積累，經(jīng)過5個月時間，整個系統(tǒng)于3個月前按進度計劃開發(fā)完成，目前系統(tǒng)處于試運營階段，運行情況良好。但是項目一直沒有結項，項目中出現(xiàn)幾個以下問題：
(1)頻繁的需求變更，由于客戶屬于機關單位，客戶不斷提出一些變更，項目組就要處理變更需求。
(2)客戶的工作效率低、節(jié)奏慢，很小的內(nèi)部分歧也需要開會討論。在項目實施過程中，嚴重單方面拖延實施進度，使項目不能按計劃結項，造成項目延期。
(3)客戶同CSAI關系特別密切，不能完全按照合同進展，對合同規(guī)定的階段驗收不予回應，這些問題需要公司老總出面才能協(xié)調(diào)，項目經(jīng)理控制協(xié)調(diào)明顯乏力。
項目經(jīng)理李工原為該項目的系統(tǒng)分析師，主要負責系統(tǒng)技術架構和系統(tǒng)分析設計，開發(fā)后期由于原項目經(jīng)理王工離職原因，被任命為新項目經(jīng)理。
【問題1】如何有效控制電子政務項目的需求變更，請給出用戶需求變更處理方法。
【問題2】對李工解決此三問題提出建議。
【問題1】
為有效控制電子政務項目的變更，需要特別把握以下關鍵環(huán)節(jié)：
(1)合同的目標和工期，要明確階段。
(2)需求調(diào)查和需求變更要有清楚的文檔和會議紀要。
(3)雙方高層要經(jīng)常及時地溝通。
(4)階段驗收前，文檔要齊全，階段目標要保證實現(xiàn)，后期目標調(diào)整要有承諾。
電子政務應用系統(tǒng)建設中，用戶需求變更的處理包括兩種方法：
(1)接受變更，立即執(zhí)行。
(2)接受變更，后期項目統(tǒng)一執(zhí)行。這樣既保持了客戶的良好關系，又避免了當期目標的拖延實施，造成項目延誤。
把握好項目的變更和不斷提出新的階段目標會使雙方的合作得到更緊密的加強，從而各得其所。
【問題2】
在本案例中，項目經(jīng)理李工需要把握好“階段目標”原則。特別注意加強溝通，與客戶方達成逐步建設的共識。與客戶的溝通要掌握好一定的技巧，如果客戶領導提出不必要的需求變更，項目經(jīng)理可以提出一定的交換條件，如延長項目周期，增加項目費用等。列舉一些變更給系統(tǒng)帶來很大的變更和變更的困難，以便給提出變更的客戶壓力，隨著壓力的積累，客戶再次提變更時會有壓力而變得謹慎。
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