小李是國內(nèi)某知名IT公司的項目經(jīng)理，負責西南某省的一個企業(yè)信息系統(tǒng)項目建設(shè)的管理。
在該項目合同中，簡單列出了項目承建方應(yīng)該完成的工作，據(jù)此小李自己制定了項目的范圍說明書，甲方的有關(guān)工作由其信息中心組織和領(lǐng)導，信息中心主任兼任該項目的甲方經(jīng)理。可是在項目實施過程中，有時是甲方的財務(wù)部直接向小李提出變更需求，有時是甲方的銷售部直接向小李提出變更需求，而且又是這些需求又是矛盾的，面對這些變更需求，小李試圖用范圍說明書來說服甲方，甲方卻動輒用合同的響應(yīng)條款作為依據(jù)，而這些條款要么太粗，不夠明確，要么小李與他們理解不同，因此小李對這些變更需求不能簡單的接受或拒絕而左右為難，他感到很沮喪，如果不改變這種狀況，項目看來是遙遙無期。
問題一、針對上述情況，請分析問題產(chǎn)生的原因
問題二、如果你是小李，你怎樣在合同談判、計劃和執(zhí)行階段分別進行范圍管理
問題三、說明合同的作用，詳細范圍說明書的作用，以及兩者之間的關(guān)系

問題解答：
問題一、問題產(chǎn)生的原因：
1、合同沒有制定好，沒有對具體完成的工作行程明確清晰的條款
2、甲方?jīng)]有對各部門的需求及其變更進行統(tǒng)一的組織和管理
3、缺乏變更/拒絕的準則
4、由于乙方對項目的干系人及其關(guān)系分析不到位，缺乏足夠的信息來源，范圍定義不全面，不準確
5、甲乙雙方對項目認可和承諾
6、缺乏項目全生命周期的范圍控制
7、缺乏客戶/用戶參與
問題二、在合同談判、計劃和執(zhí)行階段應(yīng)該：
合同談判階段
1、確定明確的工作說明書或更細化的合同條款
2、在合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，尤其是關(guān)于變更問題
3、采取措施，確保合同簽約雙方對合同的條款理解是一致的
計劃階段
1、編制項目范圍說明書
2、創(chuàng)建工作的分解結(jié)構(gòu)
3、制定項目的范圍管理計劃
執(zhí)行階段
1、在項目執(zhí)行過程中加強對易分解的各項任務(wù)的跟蹤和記錄
2、建立與項目干系人進行溝通的統(tǒng)一渠道
3、建立整體變更控制的規(guī)程并執(zhí)行
4、加強對項目階段性成果的審核確認
項目全生命周期變更管理
1、在項目管理體系中應(yīng)該統(tǒng)一有一套嚴格、適用、高效、的變更程序
2、規(guī)定對用戶的范圍申請變更請求、應(yīng)正式提出變更申請，并經(jīng)雙方項目經(jīng)理審核后，作出相應(yīng)的處理
問題三、合同的作用，詳細范圍說明書的作用，以及兩者之間的關(guān)系
合同法規(guī)定，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同是買賣雙方共同遵守的協(xié)議。賣方有義務(wù)提供和保證規(guī)定的產(chǎn)品和服務(wù)。而買方有義務(wù)支付合同規(guī)定地價款。
項目范圍說明書詳細描述了項目的可交付物，和產(chǎn)生這些可交付物必須做的項目工作。項目范圍說明書在所有項目干系人之間建立了一個對項目范圍的共識，描述了項目的主要目標能使團隊能進行更詳細的規(guī)劃，指導團隊在項目實施階段的工作，并為評估是否為客戶需求進行變更或附加工作是否在范圍之內(nèi)提供基線。
合同是制定范圍說明書的依據(jù)。